Ücret ve Bordro: Ödemeler, Yan Haklar ve Kesintiler

Ücret ve bordro yönetimi, işverenin en temel yükümlülüklerinden biridir. Ücretin zamanında ve eksiksiz ödenmesi, bordro kayıtlarının mevzuata uygun tutulması, kesintilerin hukuki zeminde yapılması ve yan hakların doğru kurgulanması; işçilik alacakları uyuşmazlıkları, idari yaptırımlar ve kurumsal itibar bakımından önemlidir.

Bu yazıda, ücretin kapsamı, ödeme ve bordro süreçlerinin temel kuralları ile kesintiler/yan haklar ve sık karşılaşılan risk alanları ele alınmaktadır.

İçindekiler

• Ücret kavramının tanımı nedir?
• Ücret ödeme dönemleri, şekli ve döviz ile ödeme nasıldır?
• Bordro düzenleme yükümlülüğü nedir?
• İşçiye bordro KEP üzerinden iletilebilir mi?
• Prim, bonus, ikramiye ve yan haklar nasıl kurgulanır?
• Ücretten hangi kesintiler yapılabilir?
• Ücretin geç ödenmesi hangi sonuçları doğurur?
• Ücretin gizliliği nedir?
• Ücret ve bordro süreçlerinde hukuki destek

Ücret kavramının tanımı nedir?

Uygulamada "maaş" olarak adlandırılan ücret; bir iş karşılığında çalıştırılan işçiye işveren veya üçüncü kişiler tarafından sağlanan ve para ile ödenen tutardır.

Ücret, hesaplamalara esas alınma biçimine göre iki ana başlıkta incelenir:

• Dar Anlamda (Çıplak) Ücret: İşçiye emeği karşılığında nakden ödenen asıl tutardır. Yıllık izin, hafta tatili ve fazla çalışma gibi alacakların hesaplanmasında bu tutar baz alınır.
• Geniş Anlamda (Giydirilmiş) Ücret: Çıplak ücrete ek olarak; para veya para ile ölçülmesi mümkün menfaatlerin (yemek, yol, konut yardımı, ikramiye vb.) eklenmesiyle oluşan toplam değerdir.

Giydirilmiş ücret, kıdem ve ihbar tazminatı hesabına esas ücrettir. İş kazaları ve meslek hastalıkları nedeniyle açılan tazminat davalarında da tazminat hesabına esas kazanç, yine giydirilmiş ücrettir.

Ancak, ikramiye, yıllık izin ücreti, hafta tatili, genel tatil, fazla çalışma paraları ise çıplak ücret üzerinden hesaplanır. Bu nedenle alacak hesaplamalarının –özellikle arabuluculuk safhasında– tecrübeli bir avukat tarafından yapılması, hem talep miktarının doğru belirlenmesi hem de hakkaniyete uygun bir çözüm için kritik öneme sahiptir.

Ücret ödeme dönemleri, şekli ve döviz ile ödeme nasıldır?

Ücret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkak kural olarak, Türk parası ile özel olarak açılan bir banka hesabına ödenir. Ancak işverenin Türkiye genelinde çalıştırdıkları işçi sayısının üçten az olması halinde, banka aracılığıyla ödeme yükümlülüğü bulunmamaktadır.

Bono, kuponla veya Türkiye'de geçerli parayı temsil ettiği iddia olunan bir senetle veya diğer herhangi bir şekilde ücret ödemesi yapılamaz.

Ücret, işçiye en geç ayda bir ödenir. İş sözleşmeleri veya toplu iş sözleşmeleri ile ödeme süresi bir haftaya kadar indirilebilir.

Döviz cinsinden ücret ödemesi: Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında 32 Sayılı Karar uyarınca, Türkiye'de yerleşik kişiler arasında yapılan iş sözleşmelerinde ücret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki alacaklar ne döviz cinsinden ne de dövize endeksli olarak kararlaştırılamaz. Ödeme mutlaka Türk Lirası olarak yapılmalıdır.

Yabancı uyruklu işverenler (yabancı şirket şubeleri, temsilcilikler, uluslararası kuruluşlar, elçilik ve konsolosluklar gibi) ile Türkiye'de yerleşik olmayan tarafların Türkiye'de istihdam ettikleri çalışanlara, ilgili mevzuat çerçevesinde döviz cinsinden ödeme yapabilmeleri mümkündür.

Bordro düzenleme yükümlülüğü nedir?

İşveren, işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir, imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Uygulamada bu belgeye "bordro" veya "ücret pusulası" denmektedir.

Bu pusulada, ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit ekleme tutarı ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintinin ayrı ayrı gösterilmesi gerekmektedir.

Bordro, yalnızca iç muhasebe belgesi değil; aynı zamanda vergi ve SGK uygulamalarının dayanağı ve işçilik uyuşmazlıklarında önemli bir ispat aracıdır.

Herhangi bir işçi ileride şirkete karşı işçilik haklarına ilişkin bir dava açtığında; ücret, fazla mesai ve tatil çalışması gibi hususlar işçi tarafından imzalanmış bordrolarla ispatlanabilmektedir. İşçinin imzasını taşıyan bordro, kesin delil niteliğindedir ve işverenin ödemeyi yaptığını gösterir.

İmzasız bordroların ispat gücü ise sınırlıdır; bu nedenle mutlaka banka kayıtları, ücret ödemelerine ilişkin dekontlar ve gerektiğinde tanık beyanlarıyla desteklenmeleri gerekir.

İşçiye bordro KEP üzerinden iletilebilir mi?

Evet, iletilebilir. Çalışma Genel Müdürlüğü'nün 13.11.2017 tarihli görüş yazısına göre, İş Kanunu'nun 37. maddesindeki ücret bordrosu düzenleme ve çalışanlara bir örneğini verme yükümlülüğü, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında KEP aracılığıyla elektronik ortamda yapılması halinde yerine getirilmiş sayılır.

Ancak KEP üzerinden gönderilen ve işveren tarafından e-imzalı bordrolar, KEP sisteminin hukuki niteliği gereği çalışanlara bordroların verildiği yönünden kesin delil oluşturmakla birlikte, işçi tarafından imzalı bordro anlamına gelmez ve bordrolara kesin delil özelliği kazandırmaz.

KEP ile gönderilen bordroların kesin delil niteliği kazanması için önerilen yöntemler:

1. E-imzalı bordro gönderme: Bordroların işveren tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak KEP üzerinden gönderilmesi.
2. Çalışandan e-imzalı onay alma: Tüm çalışanlara KEP hesapları ve güvenli elektronik imzalar temin edilerek, çalışanların kendilerine gönderilen bordroları e-imza ile imzalayıp işverene geri göndermelerinin sağlanması

KEP ile bordro gönderilmesi işveren bakımından kanuni yükümlülüğünü yerine getirir, ancak kesin delil niteliği için çalışanın kendisine iletilen bordroyu ayrıca kendi e-imzası ile imzalamış olması gerekmektedir.

Prim, bonus, ikramiye ve yan haklar nasıl kurgulanır?

Prim, bonus ve ikramiye gibi ücret kalemleri, hukuki ve operasyonel açıdan doğru kurgulanmadığında kazanılmış hak tartışmalarına, eşit davranma borcuna aykırılık iddialarına ve geriye dönük fark taleplerine neden olabilir.

Bu riskleri minimize etmek ve şeffaf bir sistem kurmak için kurgu aşamasında aşağıdaki unsurlar net olarak tanımlanmalıdır:

• Ödemenin Niteliği: Ödemenin sabit mi, yoksa işverenin takdirine bağlı mı olduğu açıkça belirtilmelidir. Takdire bağlı ödemelerde işverenin tek taraflı karar verme yetkisi vurgulanmalıdır.
• Hak Ediş Kriterleri: Performans hedefleri, ölçüm yöntemleri ve başarı baremleri somut ve objektif verilere dayandırılmalıdır. Belirsiz veya subjektif kriterler kazanılmış hak iddialarına yol açabilir.
• Süreç Yönetimi: Prim dönemi, ödeme takvimi ve değerlendirme süreçleri önceden belirlenmelidir.
• İstisnai Senaryolar: Dönem içerisinde işten ayrılma, ücretsiz izin, uzun süreli hastalık raporu, disiplin cezası veya iş sözleşmesinin feshi gibi durumlarda hak edişin nasıl hesaplanacağı veya kaybolacağı kurala bağlanmalıdır.
• Objektiflik ve Eşitlik: Aynı unvan veya eşit değerde iş yapan çalışanlar arasında objektif kriterlere dayalı, adil bir dağılım yapısı kurulmalıdır. Keyfi uygulamalar eşit davranma borcunun ihlali anlamına gelir.

Tüm bu hususların iş sözleşmelerinde, prim yönetmeliklerinde veya toplu iş sözleşmelerinde yazılı olarak düzenlenmesi ve çalışanlara tebliğ edilmesi önem arz etmektedir.

Ücretten hangi kesintiler yapılabilir?

İşveren ücret düşürmek istediğinde bunu işçiye yazılı olarak bildirmek zorundadır. Ancak bu değişikliğin geçerli olabilmesi için işçinin, bildirimi aldığı tarihten itibaren altı işgünü içinde yazılı olarak kabul etmesi gerekir. İşçi kabul etmezse, ücretin düşürülmesi tek taraflı olarak uygulanamaz; uygulanırsa işçi haklı nedenle derhal fesih hakkını kullanabilir.

Ücretten yapılabilecek kesintiler, kural olarak kanuni düzenlemeye dayanmalı veya hukuken geçerli bir mekanizma çerçevesinde uygulanmalıdır. Başlıca yasal kesintiler şunlardır:

• Gelir vergisi ve damga vergisi
• SGK sigortalı payı ve işsizlik sigortası sigortalı payı
• Sendika aidatı (işçi sendika üyesi ise)
• Nafaka haczi ve maaş haczi kesintileri
• Avans mahsubu
• Ücret kesme cezası (disiplin cezası)
• Zarar karşılığı kesinti (belirli şartlarda)

Ücret kesme cezası (disiplin cezası) sınırları: İşveren, iş sözleşmesinde veya işyeri iç yönetmeliğinde gösterilmiş sebepler dışında ücret kesme cezası veremez. Toplu iş sözleşmesi varsa, oradaki hükümler de uygulanır. Ceza olarak yapılacak kesinti işçiye gerekçesiyle birlikte yazılı olarak bildirilmelidir ve bir ayda iki gündelikten fazla olamaz. Kesilen tutarların Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı hesabına yatırılması gerekir; aksi takdirde kesinti haksız olur ve işçi tarafından geri talep edilebilir. İşçinin aynı fiilden dolayı hem disiplin cezası hem de tazminat talebi ile karşı karşıya kalması mümkündür.

Zarar karşılığı kesinti / takas: İşçinin işverene verdiği zararlar konusunda, "her iddia edilen zarar" otomatik kesinti sebebi değildir. Ücretten zarar karşılığı kesinti yapılabilmesi için:

• İşçinin yazılı rızası alınmalı veya
• Mahkeme kararı bulunmalıdır

Ayrıca, kesinti yapılırken ücretin haczedilebilir kısmı sınırı (genel olarak dörtte birlik kısım) dikkate alınmalıdır.

Maaş haczi: Maaş haczinde genel kural olarak işçinin aylık net ücretinin dörtte birinden fazlası haczedilemez. Haciz işlemlerinde İcra ve İflas Kanunu hükümleri uygulanır ve işveren, haciz tebligatına uymakla yükümlüdür; aksi takdirde icra takibine muhatap olabilir.

Ücretin geç ödenmesi hangi sonuçları doğurur?

Ücretin zamanında ödenmesi işverenin temel borçlarındandır. Gününde ödenmeyen ücretler için mevduata uygulanan en yüksek faiz oranı uygulanır ve işçi bu faiz alacağını talep edebilir.

İşçinin iş görmekten kaçınma hakkı: Ücreti, ödeme gününden itibaren yirmi gün içinde mücbir bir sebep olmaksızın ödenmeyen işçi, iş görme borcunu yerine getirmekten kaçınabilir (İş Kanunu m. 34). Bu durumda:

• İşçi çalışmasa bile ücret talep edebilir.
• Bu işçilerin iş sözleşmeleri çalışmadıkları için feshedilemez.
• Yerine yeni işçi alınamaz ve bu işler başkalarına yaptırılamaz.
• İşçilerin bu kararları, toplu bir nitelik kazansa dahi grev olarak nitelendirilemez.

İşçinin haklı nedenle derhal fesih hakkı: Ücretin ödenmemesi aynı zamanda işçiye haklı nedenle derhal fesih hakkı tanır (İş Kanunu m. 24/II-e). İşçi bu hakkını kullanarak:

• İş sözleşmesini bildirim süresine uymaksızın feshedebilir.
• Kıdem tazminatı hakkını kazanır
• Ücret alacakları ve diğer işçilik alacakları için dava açabilir

Ek sonuçlar:

• İşçi, ücretin geç ödenmesi nedeniyle yaşadığı maddi ve manevi zararları için tazminat davası açabilir.
• Sürekli gecikme halinde, işçi bu durumu Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'na şikayet edebilir.
• SGK primlerinin ödenmemesi durumunda işveren ayrıca SGK'ya karşı sorumlu olur.

İşveren bakımından ücretin gizliliği nedir?

Ücret bilgisi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında kişisel veri niteliğindedir. Bu nedenle işveren, işçilere ait ücret bilgilerini korumakla ve KVKK'ya uygun şekilde işlemekle yükümlüdür.

Bu sebeple işveren, ücret bilgilerini yetkisiz kişilerle paylaşamaz; ücret bordroları ve maaş kayıtlarını güvenli şekilde saklamalıdır; KVKK uyarınca ücret verilerinin işlenmesi için açık rıza veya yasal yükümlülük gibi bir hukuki sebep bulunmalıdır; ücret bilgilerinin üçüncü kişilere verilmesi (örneğin banka, SGK, vergi dairesi) yalnızca yasal zorunluluk veya işçinin açık rızası ile mümkündür

Ücret ve bordro süreçlerinde hukuki destek

Ücret ve bordro yönetimi; iş hukuku yanında vergi, SGK ve kişisel veri boyutları da içerdiğinden, hukuki destek hem uyum hem de uyuşmazlık önleme açısından fayda sağlar.

Ayrıca, ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Bu nedenle bordro, banka kayıtları, puantaj ile prim ve yan haklara ilişkin belgelerin düzenli şekilde saklanması, olası uyuşmazlıklarda ispat ve risk yönetimi açısından önem taşır.