Uzaktan Çalışma (Home Office)

Uzaktan çalışma, dijitalleşmenin ve pandemi deneyiminin etkisiyle hızla yaygınlaşarak yerleşik bir istihdam biçimi hâline gelmiştir. Kanuni dayanağı 4857 sayılı İş Kanunu'nun 14. maddesidir; ayrıntıları 10 Mart 2021 tarihli ve 31419 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Uzaktan Çalışma Yönetmeliği düzenler. Uzaktan çalışmanın hukuka uygun biçimde kurgulanması – özellikle sözleşme içeriği, iş araçları ve masraflar, çalışma süresi, veri koruması ile iş sağlığı ve güvenliği (İSG) bakımından – işverenler açısından giderek artan pratik önem taşır; zira birçok standart sözleşme uzaktan çalışmanın özelliklerini yeterince yansıtmamaktadır.

İçindekiler

• Uzaktan çalışma nedir?
• Uzaktan çalışma sözleşmesinde hangi şekil şartları geçerlidir?
• Uzaktan çalışma sözleşmesi hangi içeriği taşımalıdır?
• İş araçlarını kim sağlar, masrafları kim karşılar?
• Çalışma süresi ve iletişim nasıl düzenlenir?
• Veri koruması alanında hangi yükümlülükler vardır?
• İş sağlığı ve güvenliği alanında hangi yükümlülükler vardır?
• Hangi işlerde uzaktan çalışma yapılamaz?
• İşyerinde çalışma ile uzaktan çalışma arasında geçiş nasıl olur?
• Türkiye dışından uzaktan çalışmada nelere dikkat edilmelidir?
• Uzaktan çalışanların eşit işlem görmesi bakımından ne geçerlidir?
• Sonuç

Uzaktan çalışma nedir?

Kanuni tanıma göre uzaktan çalışma, işçinin iş görme edimini işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında evinde ya da teknolojik iletişim araçlarıyla işyeri dışında yerine getirmesi esasına dayanan ve yazılı olarak kurulan iş ilişkisidir. Böylece klasik anlamda evden çalışmanın yanı sıra, teknolojik iletişim araçları kullanılarak farklı yerlerden çalışma ile işyerinde ve uzaktan çalışılan günlerin birleştirildiği hibrit modeller de bu kapsamdadır. Uzaktan çalışma, işçinin iş hukuku anlamında statüsünü değiştirmez. Ücret, yıllık izin ve fesih de dâhil olmak üzere İş Kanunu'nun işçiyi koruyucu hükümleri aynı şekilde uygulanmaya devam eder.

Uzaktan çalışma sözleşmesinde hangi şekil şartları geçerlidir?

Uzaktan çalışma sözleşmesi yazılı olarak yapılır. Uzaktan çalışmaya ilişkin koşullar, yeni işe alımlarda iş sözleşmesinde; işyerinde çalışmakta olan bir işçinin uzaktan çalışmaya geçişinde ise yazılı bir ek protokolde düzenlenebilir. Yazılı şekil, uzaktan çalışmanın özel koşullarının netleştirilmesine hizmet eder ve uyuşmazlıkta – örneğin masraf paylaşımı veya iletişim zamanları konusunda – varılan mutabakatların temel ispat aracıdır. Şirket genelinde uygulanan bir uzaktan çalışma politikası, her çalışan bakımından yapılması gereken yazılı sözleşme veya ek protokolün yerini tutmaz.

Uzaktan çalışma sözleşmesi hangi içeriği taşımalıdır?

Yönetmeliğe göre sözleşmede özellikle şu hususlar düzenlenmelidir:

• İşin tanımı ve yapılma şekli
• İşin süresi ve yeri
• Ücret ve ödeme esasları
• İşverence sağlanan iş araçları ve bunların korunmasına ilişkin yükümlülükler
• Taraflar arasındaki iletişim yolları ve zamanları
• Genel ve özel çalışma şartları; hibrit modellerde gerekiyorsa işyerinde bulunulacak günler

Bunların ötesinde, işyerine dönüş, işletmesel ihtiyaç hâlinde geçici olarak işyerinde bulunma yükümlülüğü, teknik arızalarda izlenecek yol ve işverence sağlanan bilgi teknolojisi araçlarının özel kullanımına ilişkin düzenlemelerin de eklenmesi önerilir.

İş araçlarını kim sağlar, masrafları kim karşılar?

Sözleşmede aksi kararlaştırılmamışsa, edimin ifası için gerekli iş araçları – özellikle bilgisayar, yazılım ve iletişim teknolojisi – işverence sağlanır. İşveren, sağladığı iş araçlarını teslim tarihindeki bedelleriyle gösteren listeyi işçiye yazılı olarak verir; işçinin imzaladığı nüshayı özlük dosyasında saklar. İşin yapılmasıyla doğrudan bağlantılı zorunlu giderler – örneğin internet ve iletişim giderleri – belirlenmeli ve karşılanma usulü sözleşmede düzenlenmelidir. Masrafların işçiye yüklenmesine ilişkin düzenlemeler yapılırken iş hukukunun işçiyi koruyan hükümleri dikkate alınmalıdır. Yönetmelik uyarınca uzaktan çalışma mekânında gerekli düzenlemeler işe başlamadan önce tamamlanmalı ve bu düzenlemelerin maliyetlerinin karşılanma usulü taraflarca birlikte belirlenmelidir. Bununla birlikte, tarafların düzenleme serbestisi mutlak değildir. Türk Borçlar Kanunu'nun 414. maddesi uyarınca işin görülmesinin gerektirdiği zorunlu harcamaların kısmen veya tamamen işçiye bırakılmasına ilişkin anlaşmalar geçersizdir. Yazılı sözleşmede günlük, haftalık veya aylık götürü ödeme öngörülebilir; ancak bu ödeme zorunlu giderleri karşılayacak tutardan az olamaz.

Çalışma süresi ve iletişim nasıl düzenlenir?

Çalışma süresi, işin niteliğine göre geçerli olabilecek daha kısa özel süreler saklı kalmak üzere, genel olarak haftada 45 ve günde 11 saatlik azami sınırlar içinde sözleşmede belirlenir; değişiklikler tarafların anlaşmasına bağlıdır. Uzaktan çalışmada fazla çalışma, işverenin yazılı talebi üzerine işçinin kabulüyle ve fazla çalışmaya ilişkin genel kurallara uygun olarak yapılır. Karşılığı kural olarak zamlı ücretle ödenir; işçi isterse kanundaki koşullarla serbest zaman kullanabilir. İşveren açısından, zaman takip yazılımı veya belgeli bildirim süreçleri gibi yöntemlerle güvenilir mesai kayıtlarının tutulması uzaktan çalışmada da vazgeçilmezdir; aksi hâlde fazla çalışma uyuşmazlıklarının yürütülmesi güçleşir. Sözleşmede belirlenecek iletişim zamanları, aynı zamanda mesai dışı ulaşılabilirlik beklentisini de sınırlar.

Veri koruması alanında hangi yükümlülükler vardır?

İşverenin uzaktan çalışan işçiyi işyerine ve yapılan işe ilişkin verilerin korunmasına dair işletme kuralları ve ilgili mevzuat hakkında bilgilendirmesi ve gerekli teknik ve idari tedbirleri alması zorunludur. İşçi bu kurallara uymakla yükümlüdür. Uygulamada bunlara VPN erişimleri, şifreleme, ekran ve erişim kilitleri, kişisel cihaz kullanımına ilişkin kurallar ve kamuya açık yerlerde çalışmaya ilişkin davranış kuralları gibi tedbirler dâhildir. Kişisel verilerin işlenmesinde ayrıca 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'ndaki genel yükümlülükler geçerliliğini korur. Yönetmelik uyarınca korunması gereken verinin tanımı ve kapsamı sözleşmede belirlenmelidir. Çalışma ve performansın dijital araçlarla izlenmesi hâlinde ise veri işleme faaliyeti için uygun bir hukuki sebep belirlenmeli, çalışanlar aydınlatılmalı ve izleme amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır.

İş sağlığı ve güvenliği alanında hangi yükümlülükler vardır?

İşverenin 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'ndan doğan İSG sorumluluğu uzaktan çalışmada da devam eder; ancak işin niteliğine göre şekillenir: İşveren, işin niteliğini göz önünde bulundurarak işçiyi sağlık ve güvenlik gerekleri konusunda bilgilendirmek, gerekli eğitimleri vermek, sağlık gözetimini sağlamak ve sağladığı iş ekipmanı için gerekli güvenlik önlemlerini almak zorundadır. Uygulamada özellikle evdeki çalışma alanının ergonomik düzenlenmesine ve ekran başı çalışmaya ilişkin yönlendirmeler bunlara dâhildir. Uzaktan çalışma sırasında meydana gelen bir kazanın iş kazası sayılıp sayılmayacağı, olayın işle bağlantısına göre somut olarak değerlendirilir. Bu nedenle çalışma zamanı ve yerinin net biçimde belirlenmesi ve belgelenmesi önem taşır. Değerlendirme 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 13. maddesindeki hâller çerçevesinde yapılır; her ev kazası kendiliğinden iş kazası sayılmaz.

Hangi işlerde uzaktan çalışma yapılamaz?

Belirli işler uzaktan çalışmayla yürütülemez. Yönetmeliğe göre, tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddelerle çalışma, bu maddelerin işlenmesi veya bunların atıklarıyla çalışma ile biyolojik etkenlere maruz kalma riski bulunan çalışma işlemlerini içeren işlerde uzaktan çalışma yapılamaz. Kamu kurum ve kuruluşlarınca hizmet alımı suretiyle gördürülen işler ile millî güvenlik açısından stratejik önemi haiz birim, proje, tesis veya hizmetlerden hangilerinde uzaktan çalışma yapılamayacağı, sorumlu olan veya hizmeti alan kamu kurum ve kuruluşunca belirlenir. Bu sınırlamalar işin kapsamı itibarıyla değerlendirilir; yasak kapsamına girmeyen görevler bakımından hibrit çalışma mümkün olabilir.

İşyerinde çalışma ile uzaktan çalışma arasında geçiş nasıl olur?

İşyerinde yürütülen mevcut bir çalışma, işçinin talebi veya işverenin girişimi üzerine tarafların karşılıklı anlaşmasıyla uzaktan çalışmaya dönüştürülebilir. İşçinin talebi yazılı olarak yapılır; işveren bu talebi, işin ve işçinin uzaktan çalışmaya uygunluğu ile işverence belirlenecek diğer kıstaslara göre değerlendirir ve sonucu 30 gün içinde aynı usulle bildirir. İşçinin uzaktan çalışmaya tek taraflı bir hakkı kural olarak yoktur; buna karşılık işveren de İş Kanunu'nun 22. maddesinde çalışma koşullarındaki esaslı değişiklikler için öngörülen usul nedeniyle uzaktan çalışmayı tek taraflı olarak dayatamaz. Olağanüstü durumlar için önemli bir istisna vardır: Uzaktan çalışmanın mevzuatta belirtilen zorlayıcı nedenlerle işyerinin tamamında veya bir bölümünde uygulanacak olması hâlinde işçinin ayrıca onayı aranmaz. Uzaktan çalışan işçi de işyerinde çalışmaya dönüş talep edebilir; yönetmeliğe göre bu talep değerlendirmede öncelikli olarak dikkate alınır. Bu öncelik, işverenin dönüş talebini mutlaka kabul etmek zorunda olduğu anlamına gelmez.

Türkiye dışından uzaktan çalışmada nelere dikkat edilmelidir?

Çalışanın Türkiye'deki işvereni için başka bir ülkeden geçici veya sürekli çalışması yalnızca Türk iş hukuku kapsamında değerlendirilmemelidir. Çalışmanın fiilen yürütüldüğü ülkedeki çalışma ve oturma izni kuralları, emredici iş hukuku hükümleri, sosyal güvenlik ve ücret vergilendirmesi ile işveren bakımından daimî işyeri ve kurumlar vergisi riskleri ayrı ayrı incelenmelidir. Şirket sistemlerine yurt dışından erişilmesi ve verilerin yurt dışındaki grup şirketlerine veya hizmet sağlayıcılara açılması, teknik ve organizasyonel yapıya bağlı olarak 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesi kapsamında yurt dışına veri aktarımı bakımından ayrıca değerlendirme yapılmasını gerektirebilir. Türk hukukuna tabi bir ek protokol yapılması, çalışılan ülkedeki yükümlülükleri kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Uzaktan çalışanların eşit işlem görmesi bakımından ne geçerlidir?

Uzaktan çalışmada işçiler, esaslı bir neden olmadıkça salt iş sözleşmesinin niteliği nedeniyle emsal işçiye göre farklı işleme tabi tutulamaz. Bu ilke, ücret ve yan hakların yanı sıra yükselme ve eğitim olanaklarını da kapsar. Uygulamada özellikle yemek ve yol yardımları uyuşmazlık konusu olabilmektedir. Bu ödemelerin uzaktan çalışmada devam edip etmeyeceği ve kapsamı sözleşmesel dayanağına ve amacına bağlı olduğundan, bu husus açıkça düzenlenmelidir. Ayrıca başvuru yollarını, uygunluk ölçütlerini, bilgi teknolojileri ve bilgi güvenliğini, ulaşılabilirliği ve masraf iadesini yeknesak biçimde düzenleyen şirket çapında bir uzaktan çalışma politikası önerilir; böylece tekil uyuşmazlıklar ve eşit işlem riskleri azaltılabilir.

Sonuç

Uzaktan çalışma, işveren ve işçiye önemli esneklik sağlar; ancak bunun için özenli bir sözleşmesel ve organizasyonel yapı gerekir. Yönetmelikte öngörülen asgari içerikleri taşıyan yazılı sözleşmenin yanı sıra iş araçları, masraflar ve iletişim zamanlarına ilişkin net düzenlemeler yapılmalı; çalışma süreleri güvenilir şekilde kaydedilmeli ve veri koruma ile İSG yükümlülükleri tutarlı biçimde uygulanmalıdır.

Uzaktan çalışmayı kalıcı olarak kullanan şirketler, özellikle hibrit modellerin uygulanması, yan hakların ele alınması ve fazla çalışma ile iş kazası risklerinin belgelenmesi bakımından uygulamalarını ve politikalarını düzenli olarak gözden geçirmelidir.

GEMS Schindhelm şirketlere uzaktan ve hibrit çalışma modellerinin kurulması ve hukuka uygun biçimde kurgulanması, sözleşmelerin ve şirket politikalarının hazırlanması ile bunlara bağlı veri koruma ve İSG yükümlülükleri konusunda danışmanlık vermektedir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlı olup hukuki görüş veya danışmanlık niteliği taşımaz; her uyuşmazlık somut olayın özelliklerine ve yürürlükteki mevzuata göre ayrıca değerlendirilmelidir.