Fernarbeit (Homeoffice)

Die Fernarbeit („uzaktan çalışma") hat sich – beschleunigt durch die Digitalisierung und die Erfahrungen der Pandemie – als feste Beschäftigungsform etabliert. Ihre gesetzliche Grundlage findet sich in Artikel 14 des Arbeitsgesetzes Nr. 4857; die Einzelheiten regelt die im März 2021 in Kraft getretene Verordnung über die Fernarbeit. Für Arbeitgeber ist die rechtssichere Ausgestaltung – insbesondere hinsichtlich Vertragsinhalt, Arbeitsmitteln und Kosten, Arbeitszeit, Datenschutz und Arbeitsschutz – von wachsender praktischer Bedeutung, zumal viele Standardverträge die Besonderheiten der Fernarbeit nur unzureichend abbilden.

Inhaltsübersicht

• Was versteht man unter Fernarbeit?
• Welche Formvorschriften gelten für den Fernarbeitsvertrag?
• Welchen Inhalt muss der Fernarbeitsvertrag haben?
• Wer stellt die Arbeitsmittel und trägt die Kosten?
• Wie werden Arbeitszeit und Erreichbarkeit geregelt?
• Welche Pflichten bestehen im Bereich Datenschutz?
• Welche Pflichten bestehen im Bereich Arbeitsschutz?
• Für welche Tätigkeiten ist Fernarbeit ausgeschlossen?
• Wie erfolgt der Wechsel zwischen Präsenz- und Fernarbeit?
• Was gilt für die Gleichbehandlung von Fernarbeitnehmern?
• Fazit

Was versteht man unter Fernarbeit?

Fernarbeit ist nach der gesetzlichen Definition ein Arbeitsverhältnis, in dem der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung im Rahmen der vom Arbeitgeber geschaffenen Arbeitsorganisation ganz oder teilweise von zu Hause oder von einem anderen Ort außerhalb des Betriebs unter Einsatz technologischer Kommunikationsmittel erbringt. Erfasst sind damit sowohl das klassische Homeoffice als auch das mobile Arbeiten von wechselnden Orten sowie hybride Modelle, in denen Präsenz- und Ferntage kombiniert werden. Die Fernarbeit ändert nichts an der arbeitsrechtlichen Stellung des Arbeitnehmers: Sämtliche Schutzvorschriften des Arbeitsgesetzes – von Lohn über Urlaub bis zur Kündigung – gelten unverändert fort.

Welche Formvorschriften gelten für den Fernarbeitsvertrag?

Der Fernarbeitsvertrag ist schriftlich abzuschließen – sei es als eigenständiger Vertrag bei Neueinstellung oder als schriftliche Zusatzvereinbarung beim Wechsel aus einem bestehenden Präsenzarbeitsverhältnis. Die Schriftform dient der Klarstellung der besonderen Bedingungen der Fernarbeit und ist im Streitfall das zentrale Beweismittel für die getroffenen Abreden – etwa zur Kostentragung oder zu den Kommunikationszeiten.

Welchen Inhalt muss der Fernarbeitsvertrag haben?

Nach der Verordnung muss der Vertrag insbesondere folgende Punkte regeln:

• Die Beschreibung der Tätigkeit und die Art ihrer Ausführung
• Die Dauer und den Ort der Arbeit
• Die Vergütung und die Zahlungsmodalitäten
• Die vom Arbeitgeber bereitgestellten Arbeitsmittel und die Pflichten zu deren Schutz
• Die Kommunikationswege und -zeiten zwischen den Parteien
• Die allgemeinen und besonderen Arbeitsbedingungen, gegebenenfalls einschließlich der Präsenztage bei hybriden Modellen

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Regelungen zur Rückkehr in den Betrieb, zur vorübergehenden Anwesenheitspflicht bei betrieblichem Bedarf, zum Verhalten bei technischen Störungen sowie zur privaten Nutzung der bereitgestellten IT aufzunehmen.

Wer stellt die Arbeitsmittel und trägt die Kosten?

Sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist, sind die für die Leistungserbringung erforderlichen Arbeitsmittel – insbesondere Computer, Software und Kommunikationstechnik – vom Arbeitgeber bereitzustellen. Bei Übergabe ist dem Arbeitnehmer eine Liste der überlassenen Gegenstände mit deren Wert auszuhändigen, die von beiden Seiten unterzeichnet und zur Personalakte genommen wird. Die mit der Erbringung der Arbeit unmittelbar zusammenhängenden notwendigen Kosten – etwa Internet- und Kommunikationskosten – sind zu identifizieren, und ihre Erstattung ist im Vertrag zu regeln. Klare und realistische Kostenregelungen beugen späteren Nachforderungen vor; pauschale Abwälzungen sämtlicher Kosten auf den Arbeitnehmer sind angesichts der arbeitnehmerschützenden Grundwertungen des Arbeitsrechts riskant.

Wie werden Arbeitszeit und Erreichbarkeit geregelt?

Die Arbeitszeit wird im Rahmen der gesetzlichen Grenzen – wöchentlich höchstens 45 Stunden, täglich höchstens elf Stunden – von den Parteien im Vertrag festgelegt; Änderungen bedürfen der Vereinbarung. Überstunden setzen auch in der Fernarbeit die Anordnung bzw. das Einverständnis des Arbeitgebers und die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers voraus und sind zuschlagspflichtig zu vergüten. Für den Arbeitgeber ist eine verlässliche Arbeitszeiterfassung – etwa über Zeiterfassungssoftware oder dokumentierte Meldeprozesse – auch im Homeoffice unverzichtbar, da Überstundenstreitigkeiten sonst schwer zu führen sind. Die vertraglich festzulegenden Kommunikationszeiten begrenzen zugleich die Erreichbarkeitserwartung außerhalb der Arbeitszeit.

Welche Pflichten bestehen im Bereich Datenschutz?

Der Arbeitgeber hat den fernarbeitenden Arbeitnehmer über die betrieblichen Regeln und die einschlägigen Rechtsvorschriften zum Schutz der Daten zu unterrichten, die sich auf den Arbeitsplatz und die verrichtete Arbeit beziehen, und die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, diese Regeln einzuhalten. In der Praxis gehören dazu VPN-Zugänge, Verschlüsselung, Bildschirm- und Zugriffssperren, Vorgaben zur Nutzung privater Geräte sowie Verhaltensregeln für das Arbeiten an öffentlichen Orten. Bei Verarbeitung personenbezogener Daten gelten daneben die allgemeinen Pflichten nach dem Datenschutzgesetz Nr. 6698 fort.

Welche Pflichten bestehen im Bereich Arbeitsschutz?

Die arbeitsschutzrechtliche Verantwortung des Arbeitgebers nach dem Gesetz Nr. 6331 besteht auch in der Fernarbeit fort, ist jedoch auf die Besonderheiten der Tätigkeit zugeschnitten: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer unter Berücksichtigung der Art der Arbeit über die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen informieren, die erforderlichen Schulungen durchführen, die Gesundheitsüberwachung sicherstellen und für die von ihm bereitgestellten Arbeitsmittel die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen treffen. Hierzu zählen praktisch insbesondere Hinweise zur ergonomischen Gestaltung des Heimarbeitsplatzes und zu Bildschirmarbeit. Ob ein Unfall im Homeoffice als Arbeitsunfall zu qualifizieren ist, beurteilt sich nach dem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung; die Abgrenzung ist einzelfallabhängig und macht eine klare Dokumentation von Arbeitszeiten und Arbeitsort umso wichtiger.

Für welche Tätigkeiten ist Fernarbeit ausgeschlossen?

Bestimmte Tätigkeiten dürfen nicht in Fernarbeit ausgeübt werden. Nach der Verordnung betrifft dies Arbeiten mit gefährlichen Chemikalien und radioaktiven Stoffen, die Verarbeitung dieser Stoffe und die Arbeit mit deren Abfällen sowie Tätigkeiten mit dem Risiko der Exposition gegenüber biologischen Faktoren. In öffentlichen Einrichtungen können zudem strategische Bereiche durch die zuständigen Stellen ausgenommen werden. Für solche Tätigkeiten bleibt die Präsenzarbeit zwingend; hybride Gestaltungen sind nur für die nicht erfassten Tätigkeitsanteile möglich.

Wie erfolgt der Wechsel zwischen Präsenz- und Fernarbeit?

Ein bestehendes Präsenzarbeitsverhältnis kann auf Verlangen des Arbeitnehmers oder auf Initiative des Arbeitgebers einvernehmlich in Fernarbeit umgewandelt werden. Der Antrag des Arbeitnehmers ist schriftlich zu stellen; der Arbeitgeber hat ihn nach den in der Verordnung genannten Kriterien – insbesondere Eignung der Tätigkeit – zu prüfen und innerhalb von 30 Tagen schriftlich zu bescheiden. Ein einseitiger Anspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice besteht grundsätzlich nicht; umgekehrt kann der Arbeitgeber die Fernarbeit wegen des Änderungsschutzes nach Artikel 22 des Arbeitsgesetzes nicht einseitig anordnen. Eine wichtige Ausnahme gilt für außergewöhnliche Lagen: Wird die Fernarbeit aufgrund zwingender Gründe – etwa einer Epidemie oder Naturkatastrophe – im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben vollständig oder teilweise umgesetzt, bedarf es keiner gesonderten Zustimmung des Arbeitnehmers. Der fernarbeitende Arbeitnehmer kann seinerseits die Rückkehr zur Präsenzarbeit beantragen; bei der Prüfung genießt sein Antrag nach der Verordnung Vorrang.

Was gilt für die Gleichbehandlung von Fernarbeitnehmern?

Fernarbeitnehmer dürfen allein wegen der Art ihres Arbeitsverhältnisses nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Präsenzarbeitnehmer – dies betrifft Lohn und Nebenleistungen ebenso wie Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Streitanfällig sind in der Praxis vor allem Essens- und Fahrtkostenzuschüsse: Ob und in welchem Umfang solche Leistungen bei Fernarbeit fortzugewähren sind, hängt von ihrer vertraglichen Grundlage und ihrem Zweck ab und sollte ausdrücklich geregelt werden. Empfehlenswert ist ferner eine unternehmensweite Fernarbeitsrichtlinie, die Antragswege, Eignungskriterien, IT-Sicherheit, Erreichbarkeit und Kostenerstattung einheitlich ordnet und so Einzelfallstreitigkeiten und Gleichbehandlungsrisiken reduziert.

Fazit

Die Fernarbeit bietet Arbeitgebern und Arbeitnehmern erhebliche Flexibilität, verlangt aber eine sorgfältige vertragliche und organisatorische Ausgestaltung: schriftlicher Vertrag mit den verordnungsrechtlichen Mindestinhalten, klare Regelungen zu Arbeitsmitteln, Kosten und Kommunikationszeiten, verlässliche Arbeitszeiterfassung sowie konsequente Umsetzung der Datenschutz- und Arbeitsschutzpflichten.

Unternehmen, die Fernarbeit dauerhaft nutzen, sollten ihre Muster und Richtlinien regelmäßig überprüfen – insbesondere im Hinblick auf hybride Modelle, die Behandlung von Nebenleistungen und die Dokumentation im Hinblick auf Überstunden- und Unfallrisiken.

Die Arbeitsrechtsabteilung von GEMS Schindhelm berät Unternehmen bei der Einführung und rechtssicheren Ausgestaltung von Fernarbeits- und Hybridmodellen, bei der Vertragsgestaltung und unternehmensweiten Richtlinien sowie bei den damit verbundenen Datenschutz- und Arbeitsschutzpflichten.