Gründung eines Verbindungsbüros in der Türkei

Verbindungsbüros bieten Unternehmen die Möglichkeit, den türkischen Markt strukturiert zu beobachten, eigene Produkte auf dem türkischen Markt einzuführen, Geschäftskontakte zu pflegen und erste operative Erfahrungen zu sammeln – ohne sofort eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung zu gründen. Trotz ihrer beschränkten Funktion stellen Verbindungsbüros in der Türkei ein beliebtes Instrument für ausländische Investoren dar, um ohne sofortige Gründung einer juristischen Person Präsenz zu zeigen und Geschäftsbeziehungen vorzubereiten. Die Gründung ist mit vergleichsweise geringem Aufwand verbunden, erfordert jedoch eine sorgfältige Antragsstellung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben während des gesamten Bestehens des Büros.

Inhaltsübersicht

• Was ist ein Verbindungsbüro?
• Welche Tätigkeiten darf ein Verbindungsbüro ausüben?
• Wie ist der Ablauf der Gründung eines Verbindungsbüros?
• Was muss nach Erhalt der Genehmigung getan werden?
• Wie wird das Verbindungsbüro vertreten?
• Was ist die Dauer eines Verbindungsbüros?
• Was sind die Vor- und Nachteile eines Verbindungsbüros?

Was ist ein Verbindungsbüro?

Ein Verbindungsbüro ist eine rechtlich nicht selbstständige Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens in der Türkei, die ausschließlich nicht-gewerbliche Tätigkeiten ausüben darf und Marktforschungs-, Repräsentations- oder Kommunikationszwecken vor Ort dient. Mit anderen Worten: Verbindungsbüros dürfen keine kommerzielle Tätigkeit ausüben, erlaubt sind ausschließlich Tätigkeiten wie Markt- und Branchenanalysen, Öffentlichkeitsarbeit, technische Unterstützung und Daten- und Informationsbeschaffung für das Mutterunternehmen. Aus diesem Grund müssen Verbindungsbüros vollständig vom ausländischen Mutterunternehmen finanziert werden.

Welche Tätigkeiten darf ein Verbindungsbüro ausüben?

Verbindungsbüros dürfen gemäß der Verordnung zum Gesetz über ausländische Direktinvestitionen die folgenden Tätigkeiten ausüben:

• Marktforschung.
• Bekanntmachung der Produkte und Dienstleistungen der ausländischen Muttergesellschaft.
• Vertretung und Betreuung (die Vertretung der Muttergesellschaft bei branchenspezifischen Institutionen und den betreffenden Organisationen, Koordinierung und Organisation der Geschäftsbeziehungen der Geschäftsführer der ausländischen Muttergesellschaft in der Türkei, Sicherstellung des Bedarfs an Büroräumen).
• Qualitätskontrolle und Kontrolle der Standards von Lieferanten in der Türkei, Rekrutierung von türkischen Lieferanten (Überprüfung der Einhaltung der Qualitätsstandards der ausländischen Muttergesellschaft durch türkische Hersteller, Sicherstellung der Einhaltung der Produktvorgaben der ausländischen Muttergesellschaft).
• Technische Hilfestellung (Schulungen und technische Hilfestellung für Vertriebshändler, Hilfestellung an Hersteller in Bezug auf die Verbesserung ihrer Qualitätsstandards).
• Kommunikation und Datenübermittlung (Beschaffung von Daten zur Marktentwicklung, zum Konsumentenverhalten, zum Umsatz von konkurrierenden Unternehmen und Vertriebshändlern, zur Leistung des Vertriebshändlers sowie zu ähnlichen Bereichen, Weiterleitung dieser Daten an die Muttergesellschaft).
• Regionaler Verwaltungssitz (Entwicklung und Planung von Investitions- und Managementstrategien, Koordinierung und Verwaltung der Werbemaßnahmen, des Verkaufs und Kundendienstes, des Marken- und Finanzmanagements, der technischen Hilfestellung, der Forschung und Entwicklung, der Güterbeschaffung, der Testung neuer Produkte, von Laborleistungen, Forschung und Analyse, Schulung der Mitarbeiter u.ä.).
• Sonstiges (im Falle von sonstigen, oben nicht aufgeführten Tätigkeitsbereichen sind diese ausführlich zu benennen).

Wie ist der Ablauf der Gründung eines Verbindungsbüros?

Die Gründung eines Verbindungsbüros erfolgt per Genehmigung durch das Ministerium für Industrie und Technologie, hierzu verlangt das Ministerium die Vorlage der folgenden Dokumente und Informationen:

• Verpflichtungserklärung des Mutterunternehmens über die geplanten Tätigkeiten des Verbindungsbüros und die Verpflichtung, keinerlei wirtschaftliche Tätigkeiten durchzuführen.
• Handelsregisterauszug des Mutterunternehmens, notariell beglaubigt und mit Apostille versehen.
• Jahresbericht des Mutterunternehmens bzw. Bilanz mit der Gewinn- und Verlustrechnung vom Vorjahr.
• Angaben über die geplante Anzahl der Mitarbeiter des Verbindungsbüros und die voraussichtlichen Kosten pro Jahr.
• Notariell beglaubigte Vollmacht an den Leiter des Verbindungsbüros. Erfolgt die Beglaubigung durch einen ausländischen Notar, muss die Vollmacht im Anschluss mit Apostille versehen werden.
• Antragsformular an das Ministerium auf Genehmigung der Gründung des Verbindungsbüros.

Alle fremdsprachlichen Dokumente müssen vor Einreichung beim Ministerium ins Türkische übersetzt und die Übersetzung notariell beglaubigt werden.

Mit Genehmigung des Verbindungsbüros durch das Ministerium darf das Verbindungsbüro seine Tätigkeiten aufnehmen.

Was muss nach Erhalt der Genehmigung getan werden?

• Das Verbindungsbüro muss ein Büro anmieten.
• Das Verbindungsbüro muss beim Finanzamt angemeldet werden.
• Innerhalb eines Monats nach Erhalt der Genehmigung müssen der Mietvertrag und die Anmeldung beim Finanzamt beim Ministerium eingereicht werden
• Ein Bankkonto muss eröffnet werden. Die Eröffnung per Vollmacht ist nicht möglich, sondern muss persönlich durch den Vertreter des Verbindungsbüros erfolgen.
• Für die Abgabe der Steuererklärungen und Erledigung der Lohnbuchhaltung muss ein Steuerberater bzw. Buchhalter beauftragt werden.
• Das Verbindungsbüro muss jedes Jahr im Mai einen Tätigkeitsbericht über die Tätigkeiten des Vorjahres beim Ministerium einreichen.

Wie wird das Verbindungsbüro vertreten?

Das Verbindungsbüro wird per vom Mutterunternehmen erteilter Vollmacht durch den/ die Leiter des Verbindungsbüros vertreten.

Was ist die Dauer eines Verbindungsbüros?

Die Genehmigung für die Eröffnung eines Verbindungsbüros wird für maximal drei Jahre erteilt. Nach Ablauf der drei Jahre hängt die Verlängerung der Genehmigung durch das Ministerium davon ab, welche Tätigkeiten das Verbindungsbüro durchgeführt hat. Eine Verlängerung ist nicht möglich, wenn das Verbindungsbüro lediglich Marktforschung und/ oder die Bekanntmachung der Produkte und Dienstleistungen der ausländischen Muttergesellschaft betreibt. Führt das Verbindungsbüro Tätigkeiten wie Vertretung und Betreuung, Qualitätskontrolle, technische Hilfestellung sowie Kommunikation und Datenübermittlung durch, so ist eine Verlängerung des Verbindungsbüros um fünf Jahre, ist das Verbindungsbüro ein regionaler Verwaltungssitz, sogar um zehn Jahre möglich. Die Verlängerung muss beim Ministerium beantragt werden und liegt im Ermessen des Ministeriums.

Was sind die Vor- und Nachteile eines Verbindungsbüros?

Vorteile:

• Schneller schlanker Markteintritt: Verbindungsbüros sind ideal, um den türkischen Markt zu analysieren, Kontakte zu knüpfen und Geschäftsbeziehungen aufzubauen, ohne sich sofort auf eine Gesellschaft oder Niederlassung festzulegen.

• Keine Körperschaftssteuer, da Einnahmen unzulässig sind.
• Lohnsteuerbegünstigung: Gehälter von Mitarbeitern von Verbindungsbüros sind bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen einkommenssteuerfrei.
• Einfache Buchhaltung: Da keine gewerblichen Tätigkeiten erlaubt sind, genügt eine einfache Buchhaltung. Es besteht keine Pflicht, umfangreiche Finanzberichte wie bei einer Gesellschaft anzufertigen, was den Verwaltungsaufwand minimiert.
• Flexibilität: Verbindungsbüros dienen als Testphase für Unternehmen, die den türkischen Markt erkunden wollen, bevor sie in der Türkei investieren. Die Schließung eines Verbindungsbüros ist unkompliziert.

Nachteile:

• Striktes Verbot wirtschaftlicher Tätigkeiten, so dass ein Vertrieb, die Erbringung von Serviceleistungen oder Rechnungsstellungen durch das Verbindungsbüro nicht möglich sind.
• Abhängigkeit vom Mutterunternehmen: Verbindungsbüros müssen vollständig vom Mutterunternehmen finanziert werden.
• Zeitlich begrenzte Genehmigung: Die Genehmigung für ein Verbindungsbüro wird zunächst nur für maximal drei Jahre erteilt und muss danach verlängert werden, wobei eine Verlängerung nicht garantiert ist.

Rechtliche Unterstützung bei der Gründung eines Verbindungsbüros in der Türkei

Die vorgenannten Punkte bieten lediglich einen Einblick in den Ablauf des Gründungsverfahrens. Für individuelle Beratung zum Thema Gründung eines Verbindungsbüros nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit unserer Anwaltskanzlei auf. 

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