IT UND SERVICE-CENTER

Die türkische Gesellschaft als Dienstleister der Muttergesellschaft: Konzerninterner Dienstleistungsvertrag und personenbezogene Daten

Ein erheblicher Teil der in der Türkei gegründeten Software- und Service-Center erbringt Leistungen nicht für Dritte, sondern für die ausländische Muttergesellschaft und andere Konzerngesellschaften. Diese Center übernehmen unterstützende Funktionen wie Kundensupport, Softwareentwicklung, Buchhaltung und Personalverwaltung. Die konzerninternen Leistungen beginnen häufig ohne vertragliche Grundlage; ihr rechtlicher Rahmen ist jedoch sowohl bei Steuerprüfungen als auch im Datenschutz von entscheidender Bedeutung.

Die schriftliche Fixierung der konzerninternen Leistungsbeziehung wird dabei oft erst bei der ersten Steuerprüfung oder der ersten Meldung einer Datenschutzverletzung zum Thema. Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte behandelt, die türkische Gesellschaften, die Leistungen für ihre Muttergesellschaft erbringen, und die Gruppen, die solche Strukturen aufbauen, beachten sollten.

Inhalt des konzerninternen Dienstleistungsvertrags

Der konzerninterne Dienstleistungsvertrag regelt, welche Leistungen die türkische Gesellschaft erbringt, die Service-Level, die Ermittlung und Abrechnung der Vergütung, die Zuordnung der Schutzrechte und die Beendigung des Vertrags. Der Vertragsinhalt muss mit der tatsächlichen Praxis übereinstimmen; denn Abweichungen zwischen vertraglich Vereinbartem und tatsächlich Erbrachtem gehören bei Steuerprüfungen und möglichen Streitigkeiten zu den ersten Fragen.

Die Bemessung der Vergütung ist zudem mit Blick auf die Fremdüblichkeit von Geschäften zwischen Konzerngesellschaften von Bedeutung. Die steuerliche Seite und die erforderliche Dokumentation sollten in Abstimmung mit Steuerberatern behandelt werden.

Übermittlung personenbezogener Daten

Service-Center verarbeiten naturgemäß personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern der Konzerngesellschaften und teilen diese mit Konzerngesellschaften im Ausland. Das türkische Datenschutzrecht knüpft die Übermittlung ins Ausland an bestimmte Voraussetzungen. Die Übermittlung in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss muss auf eine der gesetzlich vorgesehenen geeigneten Garantien gestützt werden, etwa auf Standardvertragsklauseln oder vom türkischen Datenschutzgremium („Kurul“) genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften; werden Standardvertragsklauseln verwendet, sind diese zudem der Datenschutzbehörde („Kurum“) zu melden. Für gelegentliche Übermittlungen bestehen darüber hinaus begrenzte Ausnahmen.

Wichtig ist dabei auch die zutreffende Bestimmung der Rollen der Parteien. Ob die türkische Gesellschaft im Auftrag der Konzerngesellschaften als Auftragsverarbeiter tätig ist oder, wie hinsichtlich der Daten ihrer eigenen Mitarbeiter, als Verantwortlicher handelt, bestimmt, welche Standardvertragsklauseln zu verwenden sind und welche Pflichten wen treffen. Die Regeln zur Datenübermittlung ins Ausland werden im entsprechenden Expertise-Beitrag ausführlich behandelt.

Daten der Mitarbeiter

Auch die Speicherung von Daten der eigenen Mitarbeiter der türkischen Gesellschaft in den Personalsystemen der Muttergesellschaft stellt eine Übermittlung ins Ausland dar. Die Information der Mitarbeiter, die Bestimmung der Rechtsgrundlage der Übermittlung und die erforderlichen Garantien sollten bereits beim Aufbau der Konzernstruktur behandelt werden.

Haftung und Vertragsbeendigung

Haftungsregelungen werden in konzerninternen Dienstleistungsverträgen häufig vernachlässigt; wie die Haftung der türkischen Gesellschaft bei einer Datenschutzverletzung, einer Leistungsunterbrechung oder bei Ansprüchen Dritter bestimmt wird, ist jedoch sowohl für die Geschäftsführer der türkischen Gesellschaft als auch für die Gruppe von Bedeutung. Für den Fall der Vertragsbeendigung sind zudem die Übertragung der Leistungen, die Rückgabe oder Löschung der Daten und das Schicksal der Mitarbeiter gesondert zu regeln. Die Übertragung der Leistungen auf eine andere Konzerngesellschaft oder einen Dienstleister kann im Einzelfall auch die Frage aufwerfen, ob die Vorschriften über den Betriebsübergang anwendbar sind.

Geschäftsführung und Zeichnungsbefugnisse

Die Geschäftsführer einer türkischen Gesellschaft, die Leistungen für die Muttergesellschaft erbringt, sind häufig Führungskräfte der Gruppe und halten sich nicht in der Türkei auf. In diesem Fall ist es für die Führung der laufenden Geschäfte wichtig, Personen mit Vertretungs- und Zeichnungsbefugnis in der Türkei zu bestimmen, den Umfang ihrer Befugnisse klar zu regeln und die erforderlichen Eintragungen im Handelsregister vorzunehmen. Werden Handlungsbevollmächtigte mit beschränkter Vollmacht oder andere kaufmännische Hilfspersonen bestellt, sind zudem die besonderen Regeln über die interne Richtlinie zu beachten. Unklare Zeichnungsbefugnisse können bei Geschäften mit Banken und Behörden zu Verzögerungen führen.

Fazit

Der rechtliche Rahmen einer türkischen Gesellschaft, die Leistungen für die Muttergesellschaft erbringt, steht auf einer soliden Grundlage, wenn konzerninterner Dienstleistungsvertrag, Datenübermittlung und Führungsstruktur gemeinsam betrachtet werden. Die Übereinstimmung des Vertrags mit der tatsächlichen Praxis, geeignete Garantien und eine zutreffende Rollenverteilung bei der Datenübermittlung, klare Haftungs- und Beendigungsregelungen sowie eindeutige Zeichnungsbefugnisse in der Türkei stärken die Position der Gesellschaft sowohl bei Steuerprüfungen als auch bei datenschutzrechtlichen Kontrollen. Allgemeine Fragen des Datenschutzrechts werden auf der Seite des jeweiligen Rechtsgebiets behandelt.