Lohn und Gehaltsabrechnung: Zahlungen, Nebenleistungen und Abzüge

Die Lohn- und Gehaltsverwaltung gehört zu den grundlegendsten Pflichten des Arbeitgebers. Die rechtzeitige und vollständige Zahlung des Lohns, die gesetzeskonforme Führung der Gehaltsabrechnungsunterlagen, die rechtskonforme Durchführung von Abzügen und die korrekte Gestaltung der Nebenleistungen sind wichtig im Hinblick auf Streitigkeiten über Arbeitsansprüche, behördliche Sanktionen und den Ruf des Unternehmens.

In diesem Artikel werden der Umfang des Lohns, die grundlegenden Regeln der Zahlungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse sowie Abzüge/Nebenleistungen und häufig auftretende Risikobereiche behandelt.

Inhaltsübersicht

• Was ist die Definition des Lohnbegriffs?
• Wie sind Lohnzahlungsperioden, Form und Zahlung in Devisen geregelt?
• Was ist die Verpflichtung zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen?
• Kann die Gehaltsabrechnung dem Arbeitnehmer per KEP zugestellt werden?
• Wie werden Prämien, Boni, Gratifikationen und Nebenleistungen gestaltet?
• Welche Abzüge können vom Lohn vorgenommen werden?
• Welche Folgen hat die verspätete Zahlung des Lohns?
• Was bedeutet die Vertraulichkeit des Lohns?
• Rechtliche Unterstützung bei Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen

Was ist die Definition des Lohnbegriffs?

Der in der Praxis als "Gehalt" bezeichnete Lohn ist der Betrag, der dem beschäftigten Arbeitnehmer als Gegenleistung für eine Arbeit vom Arbeitgeber oder Dritten zur Verfügung gestellt und in Geld gezahlt wird.

Der Lohn wird nach der Art seiner Berechnungsgrundlage in zwei Hauptkategorien unterteilt:

• Lohn im engeren Sinne (Bruttolohn): Dies ist der tatsächliche Betrag, der dem Arbeitnehmer in bar für seine Arbeit gezahlt wird. Dieser Betrag wird als Grundlage für die Berechnung von Ansprüchen wie Jahresurlaub, Wochenruhe und Überstunden herangezogen.
• Lohn im weiteren Sinne (Gesamtlohn): Dies ist der Gesamtwert, der sich aus dem Bruttolohn zuzüglich Gelds oder in Geld messbarer Vorteile (Essens-, Fahrt-, Wohngeld, Gratifikationen usw.) ergibt.

Der Gesamtlohn ist die Grundlage für die Berechnung von Abfindungen und Kündigungsfristen. Der für Schadensersatzklagen aufgrund von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten zugrunde zu legende Verdienst ist ebenfalls der Gesamtlohn.

Gratifikationen, Jahresurlaubsgeld, Wochenruhe, Feiertage und Überstundenvergütungen werden jedoch auf Basis des Bruttolohns berechnet. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Forderungsberechnungen – insbesondere in der Mediationsphase – von einem erfahrenen Rechtsanwalt durchgeführt werden, sowohl für die korrekte Festlegung des Forderungsbetrags als auch für eine angemessene Lösung.

Wie sind Lohnzahlungsperioden, Form und Zahlung in Devisen geregelt?

Lohn, Prämien, Gratifikationen und alle derartigen Ansprüche werden grundsätzlich in türkischer Währung auf ein speziell eröffnetes Bankkonto gezahlt. Beschäftigt der Arbeitgeber jedoch landesweit weniger als drei Arbeitnehmer, besteht keine Verpflichtung zur Zahlung über eine Bank.

Eine Lohnzahlung per Schuldschein, Kupon oder mit einem Wertpapier, das angeblich die in der Türkei gültige Währung repräsentiert, oder auf andere Weise ist nicht zulässig.

Der Lohn wird dem Arbeitnehmer spätestens einmal im Monat gezahlt. Durch Arbeitsverträge oder Tarifverträge kann die Zahlungsfrist auf bis zu eine Woche verkürzt werden.

Lohnzahlung in Devisen: Gemäß dem Beschluss Nr. 32 zum Schutz des Wertes der türkischen Währung können in Arbeitsverträgen zwischen in der Türkei ansässigen Personen Lohn, Prämien, Gratifikationen und derartige Forderungen weder in Devisen noch indexiert an Devisen vereinbart werden. Die Zahlung muss zwingend in türkischer Lira erfolgen.

Ausländische Arbeitgeber (Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen, Vertretungen, internationale Organisationen, Botschaften und Konsulate usw.) sowie nicht in der Türkei ansässige Parteien können ihren in der Türkei beschäftigten Mitarbeitern im Rahmen der geltenden Vorschriften in Devisen zahlen.

Was ist die Verpflichtung zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlungen am Arbeitsplatz oder an die Bank einen Beleg mit der Lohnabrechnung zu übergeben, der unterzeichnet ist oder das besondere Kennzeichen des Arbeitsplatzes trägt. In der Praxis wird dieser Beleg "Gehaltsabrechnung" oder "Lohnbeleg" genannt.

Auf diesem Beleg müssen der Tag der Zahlung und der Zeitraum, auf den sie sich bezieht, sowie alle Zuschläge zum Grundlohn wie Überstunden, Wochenruhe, Feiertags- und allgemeine Feiertagslöhne und alle Abzüge wie Steuern, Versicherungsbeiträge, Vorschussverrechnung, Unterhalt und Vollstreckung einzeln aufgeführt werden.

Die Gehaltsabrechnung ist nicht nur ein internes Buchhaltungsdokument, sondern auch die Grundlage für Steuer- und Sozialversicherungsanwendungen und ein wichtiges Beweismittel bei Arbeitsstreitigkeiten.

Wenn ein Arbeitnehmer später eine Klage gegen das Unternehmen wegen seiner Arbeitsrechte erhebt, können Sachverhalte wie Lohn, Überstunden und Feiertagsarbeit durch vom Arbeitnehmer unterzeichnete Gehaltsabrechnungen nachgewiesen werden. Eine vom Arbeitnehmer unterzeichnete Gehaltsabrechnung hat Beweiskraft und zeigt, dass der Arbeitgeber die Zahlung geleistet hat.

Die Beweiskraft nicht unterzeichneter Gehaltsabrechnungen ist begrenzt; daher müssen sie unbedingt durch Bankunterlagen, Belege über Lohnzahlungen und gegebenenfalls Zeugenaussagen gestützt werden.

Kann die Gehaltsabrechnung dem Arbeitnehmer per KEP zugestellt werden?

Ja, das ist möglich. Gemäß dem Schreiben der Generaldirektion für Arbeit vom 13.11.2017 gilt die Verpflichtung gemäß Artikel 37 des Arbeitsgesetzes zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Übergabe einer Kopie an die Mitarbeiter als erfüllt, wenn sie im Rahmen der Verordnung über Grundsätze und Verfahren des registrierten elektronischen Postsystems per KEP elektronisch durchgeführt wird.

Allerdings bilden per KEP versandte und vom Arbeitgeber elektronisch signierte Gehaltsabrechnungen aufgrund der rechtlichen Natur des KEP-Systems zwar einen sicheren Nachweis für die Zustellung der Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter, bedeuten aber keine vom Arbeitnehmer unterzeichnete Gehaltsabrechnung und verleihen den Gehaltsabrechnungen keine Beweiskraft.

Empfohlene Methoden, damit per KEP versandte Gehaltsabrechnungen Beweiskraft erlangen:

1. Versand elektronisch signierter Gehaltsabrechnungen: Versand der vom Arbeitgeber mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichneten Gehaltsabrechnungen per KEP.
2. Einholung elektronisch signierter Bestätigung vom Mitarbeiter: Allen Mitarbeitern werden KEP-Konten und qualifizierte elektronische Signaturen zur Verfügung gestellt, damit die Mitarbeiter die ihnen zugesandten Gehaltsabrechnungen elektronisch signieren und an den Arbeitgeber zurücksenden können.

Der Versand von Gehaltsabrechnungen per KEP erfüllt aus Arbeitgebersicht die gesetzliche Verpflichtung, für die Beweiskraft muss der Mitarbeiter jedoch die ihm zugestellte Gehaltsabrechnung zusätzlich mit seiner eigenen elektronischen Signatur unterzeichnen.

Wie werden Prämien, Boni, Gratifikationen und Nebenleistungen gestaltet?

Lohnbestandteile wie Prämien, Boni und Gratifikationen können, wenn sie rechtlich und operativ nicht korrekt gestaltet werden, zu Diskussionen über erworbene Rechte, Behauptungen der Verletzung der Gleichbehandlungspflicht und rückwirkenden Nachforderungen führen.

Um diese Risiken zu minimieren und ein transparentes System zu schaffen, müssen in der Gestaltungsphase folgende Elemente klar definiert werden:

• Art der Zahlung: Es muss klar angegeben werden, ob die Zahlung fest oder vom Ermessen des Arbeitgebers abhängig ist. Bei ermessensabhängigen Zahlungen muss die einseitige Entscheidungsbefugnis des Arbeitgebers betont werden.
• Anspruchskriterien: Leistungsziele, Messmethoden und Erfolgsskalen müssen auf konkreten und objektiven Daten basieren. Unklare oder subjektive Kriterien können zu Ansprüchen auf erworbene Rechte führen.
• Prozessverwaltung: Prämienzeitraum, Zahlungskalender und Bewertungsprozesse müssen im Voraus festgelegt werden.
• Ausnahmeszenarien: Es muss geregelt werden, wie der Anspruch bei Austritten während des Zeitraums, unbezahltem Urlaub, längerer Krankschreibung, Disziplinarstrafen oder Beendigung des Arbeitsvertrags berechnet oder verfällt.
• Objektivität und Gleichheit: Zwischen Mitarbeitern mit gleicher Funktion oder gleichwertiger Arbeit muss eine auf objektiven Kriterien basierende, faire Verteilungsstruktur geschaffen werden. Willkürliche Anwendungen bedeuten eine Verletzung der Gleichbehandlungspflicht.

Die schriftliche Regelung all dieser Punkte in Arbeitsverträgen, Prämienordnungen oder Tarifverträgen und deren Bekanntgabe an die Mitarbeiter ist von Bedeutung.

Welche Abzüge können vom Lohn vorgenommen werden?

Wenn der Arbeitgeber den Lohn senken möchte, muss er dies dem Arbeitnehmer schriftlich mitteilen. Damit diese Änderung wirksam wird, muss der Arbeitnehmer sie jedoch innerhalb von sechs Arbeitstagen nach Erhalt der Mitteilung schriftlich akzeptieren. Akzeptiert der Arbeitnehmer nicht, kann die Lohnsenkung nicht einseitig angewendet werden; wird sie dennoch angewendet, kann der Arbeitnehmer sein Recht auf fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nutzen.

Vom Lohn vorzunehmende Abzüge müssen grundsätzlich auf gesetzlichen Regelungen beruhen oder im Rahmen eines rechtlich gültigen Mechanismus angewendet werden. Die wichtigsten gesetzlichen Abzüge sind:

• Einkommensteuer und Stempelsteuer
• Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung und Arbeitslosenversicherung
• Gewerkschaftsbeiträge (falls der Arbeitnehmer Gewerkschaftsmitglied ist)
• Unterhaltspfändung und Lohnpfändung
• Vorschussverrechnung
• Lohnkürzungsstrafe (Disziplinarstrafe)
• Schadensersatzabzug (unter bestimmten Bedingungen)

Grenzen der Lohnkürzungsstrafe (Disziplinarstrafe): Der Arbeitgeber kann keine Lohnkürzungsstrafe verhängen, außer aus Gründen, die im Arbeitsvertrag oder in der betrieblichen Geschäftsordnung angegeben sind. Bei Vorhandensein eines Tarifvertrags gelten auch dessen Bestimmungen. Der als Strafe vorgenommene Abzug muss dem Arbeitnehmer mit Begründung schriftlich mitgeteilt werden und darf einen Monat lang nicht mehr als zwei Tageslöhne betragen. Die abgezogenen Beträge müssen auf das Konto des Ministeriums für Arbeit und Soziale Sicherheit eingezahlt werden; andernfalls ist der Abzug unrechtmäßig und kann vom Arbeitnehmer zurückgefordert werden. Es ist möglich, dass der Arbeitnehmer für dieselbe Handlung sowohl mit einer Disziplinarstrafe als auch mit einer Schadensersatzforderung konfrontiert wird.

Schadensersatzabzug / Verrechnung: Nicht jeder behauptete Schaden des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber ist automatisch ein Grund für einen Abzug. Damit vom Lohn ein Schadensersatzabzug vorgenommen werden kann:

• Muss die schriftliche Einwilligung des Arbeitnehmers eingeholt werden oder
• Muss ein Gerichtsbeschluss vorliegen

Außerdem muss beim Abzug die Grenze des pfändbaren Teils des Lohns (im Allgemeinen ein Viertel) berücksichtigt werden.

Lohnpfändung: Bei der Lohnpfändung kann grundsätzlich nicht mehr als ein Viertel des monatlichen Nettolohns des Arbeitnehmers gepfändet werden. Bei Pfändungsverfahren gelten die Bestimmungen des Vollstreckungs- und Insolvenzgesetzes, und der Arbeitgeber ist verpflichtet, der Pfändungsmitteilung nachzukommen; andernfalls kann er Gegenstand eines Vollstreckungsverfahrens werden.

Welche Folgen hat die verspätete Zahlung des Lohns?

Die rechtzeitige Zahlung des Lohns gehört zu den grundlegenden Pflichten des Arbeitgebers. Für nicht pünktlich gezahlte Löhne wird der höchste für Einlagen angewandte Zinssatz angewendet, und der Arbeitnehmer kann diesen Zinsanspruch geltend machen.

Recht des Arbeitnehmers, die Arbeitsleistung zu verweigern: Ein Arbeitnehmer, dessen Lohn ab dem Zahlungstag innerhalb von zwanzig Tagen ohne triftigen Grund nicht gezahlt wird, kann die Erfüllung seiner Arbeitsverpflichtung verweigern (Arbeitsgesetz Art. 34). In diesem Fall:

• Der Arbeitnehmer kann auch ohne zu arbeiten Lohn fordern.
• Die Arbeitsverträge dieser Arbeitnehmer können nicht wegen Nichtarbeit gekündigt werden.
• Es können keine neuen Arbeitnehmer eingestellt werden, und diese Arbeiten können nicht an andere vergeben werden.
• Die Entscheidungen der Arbeitnehmer können, auch wenn sie kollektiven Charakter annehmen, nicht als Streik qualifiziert werden.

Recht des Arbeitnehmers auf fristlose Kündigung aus wichtigem Grund: Die Nichtzahlung des Lohns gewährt dem Arbeitnehmer gleichzeitig das Recht auf fristlose Kündigung aus wichtigem Grund (Arbeitsgesetz Art. 24/II-e). Der Arbeitnehmer kann durch Ausübung dieses Rechts:

• Den Arbeitsvertrag ohne Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen.
• Seinen Anspruch auf Abfindung erwerben
• Klage auf Lohnforderungen und andere Arbeitsansprüche erheben

Zusätzliche Folgen:

• Der Arbeitnehmer kann wegen materieller und immaterieller Schäden aufgrund verspäteter Lohnzahlung Schadensersatzklage erheben.
• Bei ständiger Verspätung kann der Arbeitnehmer diese Situation beim Ministerium für Arbeit und Soziale Sicherheit beschweren.
• Bei Nichtzahlung der Sozialversicherungsbeiträge haftet der Arbeitgeber zusätzlich gegenüber der Sozialversicherungsanstalt.

Was bedeutet die Vertraulichkeit des Lohns aus Arbeitgebersicht?

Die Lohninformation ist im Rahmen des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) ein personenbezogenes Datum. Daher ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohninformationen der Arbeitnehmer zu schützen und gemäß KVKK zu verarbeiten.

Aus diesem Grund darf der Arbeitgeber Lohninformationen nicht mit unbefugten Personen teilen; Gehaltsabrechnungen und Lohnunterlagen müssen sicher aufbewahrt werden; gemäß KVKK muss für die Verarbeitung von Lohndaten ein Rechtsgrund wie ausdrückliche Einwilligung oder gesetzliche Verpflichtung vorliegen; die Weitergabe von Lohninformationen an Dritte (z.B. Bank, Sozialversicherung, Finanzamt) ist nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder ausdrücklicher Einwilligung des Arbeitnehmers möglich.

Rechtliche Unterstützung bei Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen

Die Lohn- und Gehaltsverwaltung umfasst neben dem Arbeitsrecht auch Steuer-, Sozialversicherungs- und Datenschutzaspekte, weshalb rechtliche Unterstützung sowohl für die Compliance als auch zur Streitvermeidung von Nutzen ist.

Außerdem beträgt die Verjährungsfrist für Lohnforderungen fünf Jahre. Daher ist die regelmäßige Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen, Bankunterlagen, Zeiterfassungen sowie Dokumenten zu Prämien und Nebenleistungen im Hinblick auf Beweisführung und Risikomanagement bei möglichen Streitigkeiten von Bedeutung.