Zeichnungsberechtigung und interne Richtlinien in Gesellschaften: Praxisleitfaden für Unternehmen mit ausländischen Gesellschaftern

Die Regelung der Zeichnungsberechtigung in Gesellschaften beschränkt sich nicht darauf, festzulegen, wer einen Vertrag unterzeichnen darf. Die interne Genehmigung einer Ausgabe und die Unterzeichnung des entsprechenden Vertrags im Namen der Gesellschaft können unterschiedliche Befugnisse erfordern. Insbesondere bei Unternehmen mit ausländischen Gesellschaftern darf nicht davon ausgegangen werden, dass sich die Genehmigungsvorgaben der Konzernzentrale automatisch in der Vertretungsregelung der türkischen Gesellschaft widerspiegeln.

Bei der Einrichtung einer praxistauglichen Befugnisordnung muss nicht nur festgelegt werden, wer im Namen der Gesellschaft unterschreiben darf, sondern auch, für welche Geschäfte eine vorherige Genehmigung erforderlich ist und wie deren Vorliegen kontrolliert wird. Auf diese Weise lässt sich eine wirksame Kontrolle über wichtige Entscheidungen und Verpflichtungen der Gesellschaft gewährleisten, ohne das Tagesgeschäft unnötig zu verlangsamen.

Dieser Leitfaden behandelt anhand praktischer Beispiele die Beschränkung von Zeichnungsberechtigungen in türkischen Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die Erstellung einer internen Vertretungsrichtlinie, die gemeinschaftliche Zeichnungsberechtigung und interne Genehmigungsverfahren.

Inhaltsübersicht

• Worin besteht der Unterschied zwischen Zeichnungsberechtigung und Geschäftsführungsbefugnis?
• Wer vertritt türkische Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung?
• Kann die Zeichnungsberechtigung nach Betrag oder Geschäftsart beschränkt werden?
• Was ist eine interne Richtlinie und wofür wird sie verwendet?
• Wie wird eine interne Vertretungsrichtlinie erstellt und wie werden die Vertretungsberechtigten bestellt?
• Was ist bei Einzel- und Gesamtzeichnungsberechtigungen zu beachten?
• Erfüllen eine Unterschriftenzirkulare und eine Vollmacht dieselbe Funktion?
• Kann ein Vertretungsberechtigter der ausländischen Muttergesellschaft auch die türkische Tochtergesellschaft vertreten?
• Können bestimmte Geschäfte von der Zustimmung des Verwaltungsrats oder der Gesellschafter- bzw. Hauptversammlung abhängig gemacht werden?
• Welche Probleme können vorherige Genehmigungserfordernisse in der Praxis verursachen?
• Wie sollte ein praxistaugliches Genehmigungs- und Zeichnungsberechtigungssystem aufgebaut sein?
• Wie sollten Änderungen der Vertretungsbefugnisse und die Haftung der Geschäftsleiter gehandhabt werden?
• Fazit

Worin besteht der Unterschied zwischen Zeichnungsberechtigung und Geschäftsführungsbefugnis?

Die Entscheidung darüber, welche Investitionen eine Gesellschaft tätigt, von wem sie Waren oder Dienstleistungen bezieht und wie die Geschäfte geführt werden, fällt in den Bereich der Geschäftsführungsbefugnis. Die Unterzeichnung von Verträgen im Namen der Gesellschaft zur Umsetzung dieser Entscheidungen und die Begründung von Verbindlichkeiten oder Verpflichtungen für die Gesellschaft betreffen hingegen die Vertretungsbefugnis. Das türkische Handelsgesetzbuch Nr. 6102 („TTK“) regelt die Übertragung der Geschäftsführung und der Vertretungsbefugnis in unterschiedlichen Bestimmungen.

Wenn beispielsweise ein Einkaufsleiter einen Lieferanten auswählt und eine Ausgabe genehmigt, bedeutet dies nicht, dass er auch den Vertrag im Namen der Gesellschaft unterzeichnen darf. Der Vertrag muss von der Person oder den Personen unterzeichnet werden, die nach der Vertretungsregelung der Gesellschaft hierzu befugt sind. Bei der Festlegung der internen Aufgabenverteilung sollte daher sowohl bestimmt werden, wer ein Geschäft genehmigt, als auch, wer im Namen der Gesellschaft unterschreibt. Diese Befugnisse müssen gemeinsam betrachtet, jedoch voneinander getrennt geregelt werden.

Wer vertritt türkische Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung?

Bei Aktiengesellschaften obliegen die Geschäftsführung und die Vertretung dem Verwaltungsrat. Die Vertretungsbefugnis kann unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen auf Verwaltungsratsmitglieder oder auf gesellschaftsfremde Personen übertragen werden; allerdings muss mindestens ein Verwaltungsratsmitglied seine Vertretungsbefugnis behalten. Nach der Praxis des türkischen Handelsregisters wird verlangt, dass die Vertretungsbefugnis dieses Mitglieds hinsichtlich des Geschäftsgegenstands und des Betrags unbeschränkt ist. Dies bedeutet nicht, dass das Mitglied zwingend allein zeichnungsberechtigt sein muss; die Vertretungsregelung der Gesellschaft kann auch eine gemeinschaftliche Zeichnung vorsehen.

Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung werden die Geschäftsführung und Vertretung von den Geschäftsführern im Rahmen der im Gesellschaftsvertrag festgelegten Regelung ausgeübt. Da mindestens ein Gesellschafter über Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis verfügen muss, können nicht sämtliche Befugnisse auf externe professionelle Geschäftsführer übertragen werden, die keine Gesellschafter sind. Diese Vorgabe ist auch bei der Bestellung der Geschäftsführer und Zeichnungsberechtigten zu beachten.

Bei beiden Gesellschaftsformen darf aus Funktionsbezeichnungen wie „Generaldirektor“, „Finanzdirektor“ oder „Country Manager“ nicht automatisch geschlossen werden, dass die betreffende Person im Namen der Gesellschaft unterschreiben darf. Entscheidend ist, ob ihr eine wirksame Vertretungsbefugnis erteilt wurde und welche Geschäfte diese umfasst.

Weitere Informationen zur Wahl der Gesellschaftsform und zu den wesentlichen Unterschieden bei der Gründung finden Sie in unserem Leitfaden zur Gesellschaftsgründung in der Türkei.

Kann die Zeichnungsberechtigung nach Betrag oder Geschäftsart beschränkt werden?

Gesellschaften möchten möglicherweise verhindern, dass ihre Mitarbeiter Verträge oberhalb eines bestimmten Betrags unterzeichnen oder bestimmte Geschäfte, etwa Kreditaufnahmen oder die Stellung von Sicherheiten, vornehmen. Allerdings entfaltet nicht jede zu diesem Zweck eingeführte Beschränkung dieselbe rechtliche Wirkung gegenüber den Vertragspartnern der Gesellschaft. Interne Beschränkungen einer allgemeinen Vertretungsbefugnis können gutgläubigen Dritten grundsätzlich nicht entgegengehalten werden. Dagegen können das Erfordernis einer gemeinschaftlichen Zeichnung, die Beschränkung der Vertretungsbefugnis auf die Geschäfte der Hauptniederlassung oder einer bestimmten Zweigniederlassung sowie die Festlegung betragsmäßiger Grenzen für bestimmte Geschäfte auch gegenüber diesen Dritten Wirkung entfalten, wenn sie in das Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht werden.

Für die Erteilung einer nach Betrag oder Geschäftsart beschränkten Vertretungsbefugnis sieht Art. 371 Abs. 7 TTK darüber hinaus ein besonderes Verfahren vor. Dieses beruht darauf, dass Personen, welche die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, als beschränkt bevollmächtigte Handlungsbevollmächtigte oder sonstige kaufmännische Hilfspersonen bestellt und ihre Befugnisse in einer internen Vertretungsrichtlinie festgelegt werden. Gemäß Art. 629 TTK kann dieses Verfahren auch bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung angewandt werden.

Wird beispielsweise in einem Verwaltungsratsbeschluss für einen Geschäftsführer, der die Gesellschaft hinsichtlich Geschäftsgegenstand und Betrag unbeschränkt vertritt, festgelegt, dass er „keine Verträge über 100.000 Euro unterzeichnen darf“, verhindert dies für sich genommen nicht, dass Verträge oberhalb dieses Betrags die Gesellschaft binden. Damit die betragsmäßige Grenze nicht lediglich eine interne Anweisung bleibt, muss geprüft werden, welches Bevollmächtigungsmodell für die betreffende Person geeignet ist. Anschließend müssen die erforderliche interne Richtlinie, die Bestellung und die Handelsregisterformalitäten gemeinsam abgeschlossen werden.

Was ist eine interne Richtlinie und wofür wird sie verwendet?

Da Gesellschaften Dokumente mit unterschiedlichen Zwecken erstellen können, die jeweils als „interne Richtlinie“ bezeichnet werden, muss bei der Regelung von Zeichnungsberechtigungen eindeutig feststehen, welches Dokument gemeint ist. Die bloße Existenz einer internen Richtlinie bedeutet nicht, dass damit auch die Zeichnungsberechtigungen geregelt werden.

Die interne Richtlinie zur Übertragung der Geschäftsführung regelt die Aufgabenverteilung innerhalb der Gesellschaft. Sie legt fest, welcher Geschäftsführer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wem er unterstellt ist und wem er Bericht erstatten muss. Bei Aktiengesellschaften muss die Satzung eine entsprechende Ermächtigung enthalten, damit die Geschäftsführung gemäß Art. 367 TTK übertragen werden kann.

Die interne Vertretungsrichtlinie legt dagegen fest, welche Arten von Geschäften bis zu welchen Beträgen und nach welcher Zeichnungsregelung im Namen der Gesellschaft vorgenommen werden dürfen. Dieses im Rahmen des gesetzlich vorgesehenen besonderen Verfahrens zur Erteilung beschränkter Vertretungsbefugnisse erstellte Dokument muss in das Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht werden. Eine interne Richtlinie, die lediglich die Geschäftsführungsaufgaben innerhalb der Gesellschaft verteilt, unterliegt dagegen grundsätzlich nicht dieser Eintragungspflicht.

Davon zu unterscheiden ist die Geschäftsordnung der Hauptversammlung, die bei Aktiengesellschaften den Ablauf der Versammlung der Aktionäre regelt, etwa die Behandlung der Tagesordnung, die Worterteilung und die Stimmabgabe. Dieses Dokument ersetzt daher nicht die interne Vertretungsrichtlinie, die bestimmt, wer Verträge im Namen der Gesellschaft unterzeichnen darf oder auf welche Beträge eine Zeichnungsberechtigung beschränkt ist.

Wie wird eine interne Vertretungsrichtlinie erstellt und wie werden die Vertretungsberechtigten bestellt?

In der Vorbereitungsphase sollten sowohl die Satzung bzw. der Gesellschaftsvertrag, welche die Gründungs- und Organisationsregeln der Gesellschaft festlegen, als auch die bestehenden Zeichnungsberechtigungen geprüft werden. Ziel dieser Prüfung ist es, festzustellen, ob die vorhandenen Bestimmungen für die geplante Befugnisordnung ausreichen oder zunächst eine Satzungs- bzw. Gesellschaftsvertragsänderung erforderlich ist.

Auch das Verhältnis der zu bevollmächtigenden Personen zur Gesellschaft ist von Bedeutung. Bei Aktiengesellschaften können im Rahmen dieses besonderen Verfahrens Verwaltungsratsmitglieder ohne Vertretungsbefugnis sowie Arbeitnehmer, die aufgrund eines Arbeitsvertrags bei der Gesellschaft beschäftigt sind, eine beschränkte Vertretungsbefugnis erhalten. Die entsprechende Regelung für Gesellschaften mit beschränkter Haftung erfasst dagegen Personen, die aufgrund eines Arbeitsvertrags bei der Gesellschaft beschäftigt sind.

Bei der Erstellung der internen Vertretungsrichtlinie sollten die Festlegung des Umfangs der Befugnisse und die Bestimmung der Personen, die diese ausüben werden, als zwei getrennte Schritte behandelt werden. In der internen Richtlinie werden anstelle von Personennamen Zeichnungsgruppen, die von diesen Gruppen zulässigerweise vorzunehmenden Geschäfte und die Befugnisgrenzen geregelt. Welche Person welche Befugnis ausüben darf, wird dagegen durch einen gesonderten Bestellungsbeschluss festgelegt. Beispielsweise kann die interne Richtlinie bestimmen, welche Einkaufsverträge eine bestimmte Zeichnungsgruppe unterzeichnen darf, während die dieser Gruppe zugehörigen Personen im Bestellungsbeschluss genannt werden. Die erforderlichen Eintragungs- und Bekanntmachungsformalitäten für die interne Richtlinie und die Bestellungen müssen ebenfalls abgeschlossen werden.

Werden in der internen Richtlinie betragsmäßige Grenzen verwendet, sollte auch erläutert werden, wie diese auf den Vertragswert anzuwenden sind. Nehmen wir beispielsweise an, einem Mitarbeiter wurde eine Zeichnungsberechtigung bis zu 100.000 Euro erteilt und die Gesellschaft möchte einen dreijährigen Wartungsvertrag abschließen, für den sie jährlich 40.000 Euro zahlt. Obwohl die jährliche Zahlung 40.000 Euro beträgt, beläuft sich die gesamte Zahlungsverpflichtung der Gesellschaft über drei Jahre auf 120.000 Euro. Wird in der internen Richtlinie nicht festgelegt, welcher Betrag maßgeblich ist, kann streitig werden, ob der Mitarbeiter diesen Vertrag unterzeichnen darf.

Zur Vermeidung solcher Unklarheiten sollte in der internen Richtlinie geregelt werden, wie der über die gesamte Vertragslaufzeit geschuldete Gesamtbetrag berechnet wird und ob mehrere Bestellungen, die denselben Beschaffungsvorgang betreffen, zusammenzurechnen sind. Dadurch wird die Anwendung der festgelegten Betragsgrenzen im Tagesgeschäft nicht nur für die Rechtsabteilung, sondern auch für die Einkaufs- und Finanzteams nachvollziehbar.

Was ist bei Einzel- und Gesamtzeichnungsberechtigungen zu beachten?

Darf eine Person allein im Namen der Gesellschaft unterschreiben, spricht man von einer Einzelzeichnungsberechtigung. Müssen dagegen zwei oder mehr bestimmte Personen gemeinsam unterschreiben, handelt es sich um eine Gesamtzeichnungsberechtigung. Sind beispielsweise für einen Vertrag die Unterschriften zweier Vertretungsberechtigter erforderlich, genügt die Unterschrift nur einer dieser Personen nach der Vertretungsregelung der Gesellschaft nicht. Ein im Handelsregister eingetragenes und bekannt gemachtes Erfordernis der gemeinschaftlichen Zeichnung darf daher nicht lediglich als interne Kontrollregel betrachtet werden.

Nach der Praxis des Handelsregisters werden Regelungen nicht akzeptiert, die vorsehen, dass derselben Person sowohl eine hinsichtlich Geschäftsgegenstand und Betrag unbeschränkte Vertretungsbefugnis als auch eine beschränkte Vertretungsbefugnis aufgrund einer internen Richtlinie erteilt wird. Daher wird es beispielsweise nicht als zulässig angesehen, eine Person, die die Gesellschaft gemeinsam mit einem weiteren Vertretungsberechtigten unbeschränkt vertritt, zusätzlich als beschränkt Vertretungsberechtigten zu bestellen, damit sie Geschäfte unterhalb eines bestimmten Betrags allein unterzeichnen kann. Bei der Bildung von Zeichnungsgruppen muss diese Unterscheidung beachtet und auch die aktuelle Praxis des zuständigen Handelsregisteramts geprüft werden.

Dagegen kann vorgesehen werden, dass ein Mitarbeiter mit beschränkter Vertretungsbefugnis bestimmte Geschäfte nur gemeinsam mit einem der unbeschränkt Vertretungsberechtigten unterzeichnen darf. Bei einer solchen Regelung handelt der Mitarbeiter innerhalb der ihm eingeräumten Grenzen; die allgemeine Vertretungsregelung des mitunterzeichnenden Geschäftsführers für andere Geschäfte ändert sich dadurch nicht automatisch. Deshalb sollte die interne Richtlinie eindeutig festlegen, welche Zeichnungsgruppen bei welchen Geschäften gemeinsam handeln dürfen.

Erfüllen eine Unterschriftenzirkulare und eine Vollmacht dieselbe Funktion?

Eine Unterschriftenzirkulare und eine Vollmacht betreffen zwar beide die Unterzeichnung von Dokumenten im Namen der Gesellschaft, erfüllen jedoch nicht dieselbe Funktion. Die Unterschriftenzirkulare (İmza Sirküleri) dokumentiert eine bereits bestehende Vertretungsbefugnis und enthält eine Unterschriftsprobe; sie begründet für sich genommen keine neue Befugnis. Deshalb sollten bei der Prüfung der Vertretungsbefugnis einer Person, die einen Vertrag unterzeichnen soll, nicht nur die Unterschrift in der Unterschriftenzirkulare, sondern auch die zugrunde liegenden Beschlüsse und die aktuellen Handelsregistereintragungen geprüft werden.

Eine Vollmacht dokumentiert dagegen die einer anderen Person erteilte Befugnis, bestimmte Geschäfte vorzunehmen. Ist beispielsweise eine Person nur gemeinsam mit einem weiteren Vertretungsberechtigten zur Vertretung der Gesellschaft befugt, kann sie das Erfordernis der gemeinschaftlichen Zeichnung nicht dadurch umgehen, dass sie allein vor einem Notar im Namen der Gesellschaft eine Vollmacht erteilt. Die notarielle Errichtung der Vollmacht heilt eine fehlende Befugnis des Vollmachtgebers nicht. Daher muss geprüft werden, ob der Vollmachtgeber zur Vollmachtserteilung berechtigt ist und ob für das betreffende Geschäft eine zusätzliche Spezialvollmacht erforderlich ist.

Ebenso wenig darf ein Mitarbeiter, dem durch eine interne Richtlinie eine beschränkte Vertretungsbefugnis erteilt wurde, einer anderen Person eine allgemeine Vollmacht für sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft erteilen. Ob dieser Mitarbeiter eine Vollmacht erteilen darf, ist danach zu beurteilen, ob ihm diese Möglichkeit eingeräumt wurde und ob die zu erteilende Vollmacht innerhalb seiner eigenen Befugnisgrenzen bleibt.

Kann ein Vertretungsberechtigter der ausländischen Muttergesellschaft auch die türkische Tochtergesellschaft vertreten?

Die ausländische Muttergesellschaft und die türkische Tochtergesellschaft sind rechtlich selbstständige juristische Personen. Eine Person, die bei der Muttergesellschaft als Geschäftsführer oder Zeichnungsberechtigter tätig ist, benötigt daher auch eine wirksame Vertretungsbefugnis für die türkische Gesellschaft, um Verträge in deren Namen unterzeichnen zu dürfen. Genehmigt beispielsweise der Finanzverantwortliche der ausländischen Konzernzentrale eine Investition aus budgetärer Sicht, bedeutet dies nicht, dass er den Investitionsvertrag im Namen der türkischen Gesellschaft unterschreiben darf.

Bei der Anwendung von Konzernrichtlinien in der Türkei muss getrennt festgelegt werden, für welche Geschäfte eine Genehmigung der Konzernzentrale erforderlich ist und welche Personen die Verträge im Namen der türkischen Gesellschaft unterzeichnen dürfen. Werden beide Informationen gemeinsam in einer Befugnismatrix dargestellt, hilft dies zu verhindern, dass Mitarbeiter eine Genehmigung per E-Mail mit einer Zeichnungsberechtigung verwechseln oder Geschäfte von der falschen Person vorgenommen werden.

Können bestimmte Geschäfte von der Zustimmung des Verwaltungsrats oder der Gesellschafter- bzw. Hauptversammlung abhängig gemacht werden?

Bei Unternehmen mit ausländischen Gesellschaftern besteht häufig der Wunsch, Investitionen ab einer bestimmten Größenordnung, Kreditgeschäfte oder die Stellung von Sicherheiten von der Zustimmung des Verwaltungsrats oder der Gesellschafter- bzw. Hauptversammlung abhängig zu machen. Ziel ist es, wichtige Entscheidungen nicht allein den Geschäftsleitern zu überlassen, die das Tagesgeschäft führen. Bei der Einführung einer solchen Regelung muss jedoch zwischen der Verpflichtung, eine vorherige Genehmigung einzuholen, und der Verhinderung einer rechtlichen Bindung der Gesellschaft durch einen ohne Genehmigung unterzeichneten Vertrag unterschieden werden.

Beispielsweise kann für einen Geschäftsführer, der allein und hinsichtlich Geschäftsgegenstand und Betrag unbeschränkt vertretungsberechtigt ist, die Regel eingeführt werden, dass „Verträge über 250.000 Euro der Zustimmung des Verwaltungsrats bedürfen“. Unterzeichnet der Geschäftsführer den Vertrag dennoch ohne die erforderliche Genehmigung, kann sich die Gesellschaft gegenüber dem gutgläubigen Vertragspartner möglicherweise nicht allein auf ihre interne Regelung berufen, um geltend zu machen, dass der Vertrag für sie nicht bindend sei. Der Verstoß gegen eine interne Regelung und die Bindungswirkung des Vertrags im Außenverhältnis sind getrennt zu beurteilen.

Wie ein Genehmigungsmechanismus ausgestaltet werden kann, hängt auch von der Gesellschaftsform ab. Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung erlaubt Art. 625 Abs. 2 TTK ausdrücklich, im Gesellschaftsvertrag vorzusehen, dass die Geschäftsführer bestimmte Entscheidungen der Gesellschafterversammlung zur Genehmigung vorlegen müssen. Die erteilte Zustimmung der Gesellschafterversammlung hebt die Haftung der Geschäftsführer jedoch weder auf noch beschränkt sie diese.

Bei Aktiengesellschaften müssen hingegen die gesetzlich dem Verwaltungsrat vorbehaltenen Aufgaben sowie die Zuständigkeiten der Hauptversammlung beachtet werden. Eine Struktur, bei der sämtliche Geschäftsführungsentscheidungen des Verwaltungsrats der Hauptversammlung überlassen werden, ist nicht zulässig. Außerdem sind Geschäfte, für die das Gesetz bereits einen bestimmten Verwaltungsrats- oder Hauptversammlungsbeschluss verlangt, gesondert von der Genehmigungsliste zu betrachten, die die Gesellschaft nach eigenen Vorstellungen erstellt.

Weitere Informationen zum vertraglichen Rahmen der zwischen den Gesellschaftern vereinbarten Geschäftsführungs- und Genehmigungsmechanismen finden Sie auch in unserem Artikel über die Gesellschaftervereinbarung nach türkischem Recht.

Welche Probleme können vorherige Genehmigungserfordernisse in der Praxis verursachen?

Wird die Liste genehmigungspflichtiger Geschäfte zu weit gefasst, können auch alltägliche Geschäftsvorgänge ständig von einem Verwaltungsrats- oder Gesellschafter- bzw. Hauptversammlungsbeschluss abhängig werden. Dies kann dazu führen, dass Angebotsfristen versäumt, Vertragsabschlüsse verzögert werden oder die Teams nicht wissen, in welchen Fällen sie eine Genehmigung einholen müssen. Insbesondere Begriffe wie „wesentliche Verträge“ und „Geschäfte außerhalb des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs“ sollten anhand von Beispielen und Betragsgrenzen konkretisiert werden.

Reicht beispielsweise bei der Anschaffung einer Maschine, die im Jahresbudget vorgesehen ist, die Genehmigung des Budgets aus, oder muss vor der Unterzeichnung des Kaufvertrags erneut ein Beschluss gefasst werden? Sind die einzelnen Bestellungen getrennt zu beurteilen, wenn dieselbe Investition auf mehrere Bestellungen aufgeteilt wird? Werden diese Fragen nicht beantwortet, kann die zur Kontrolle erstellte Richtlinie zu einem Dokument werden, das bei jedem Geschäft erneut ausgelegt werden muss.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass eine Genehmigung der Konzernzentrale mit einem Beschluss der türkischen Gesellschaft verwechselt wird. Eine per E-Mail erteilte Zustimmung der Konzernzentrale ersetzt nicht automatisch einen gegebenenfalls erforderlichen, ordnungsgemäß gefassten Verwaltungsrats- oder Gesellschafter- bzw. Hauptversammlungsbeschluss. Daher muss vorab nicht nur festgelegt werden, wer die Genehmigung erteilt, sondern auch, in welcher Form und nach welchem Beschlussverfahren diese einzuholen ist.

Wie sollte ein praxistaugliches Genehmigungs- und Zeichnungsberechtigungssystem aufgebaut sein?

Für die Einrichtung eines wirksamen Genehmigungssystems müssen der interne Entscheidungsprozess, die Zeichnungsberechtigungen und die vor der Unterzeichnung vorzunehmenden Kontrollen aufeinander abgestimmt werden. So kann die erforderliche Kontrolle wichtiger Geschäfte gewahrt bleiben, während gewöhnliche Geschäftsvorgänge abgewickelt werden können, ohne dass in jeder Phase ein neuer Beschluss notwendig wird.

Genehmigungspflichtige Geschäfte sollten eindeutig und messbar festgelegt werden

Anstatt für jeden Vertrag eine gesonderte Genehmigung zu verlangen, sollten die für die Gesellschaft tatsächlich wesentlichen Geschäftsarten und Beträge bestimmt werden. Beispielsweise können Investitionen außerhalb des Budgets, Kreditaufnahmen oberhalb eines bestimmten Betrags oder die Stellung von Sicherheiten für Verbindlichkeiten anderer Gesellschaften einer gesonderten Genehmigung unterliegen. Dieselbe Regelung sollte auch erläutern, für welche Geschäfte das bereits genehmigte Budget ausreicht und bei welchen Geschäften ein zusätzlicher Beschluss erforderlich ist.

Werden die dem Genehmigungsantrag beizufügenden Unterlagen, die für seine Vorbereitung zuständige Person und der Zeitpunkt, bis zu dem das Verfahren abgeschlossen sein muss, festgelegt, bleibt der Prozess nicht auf eine bloße Liste von Verboten beschränkt. Vielmehr entsteht eine Arbeitsstruktur, in der Einkaufs-, Finanz- und Managementteams bei demselben Geschäft dieselben Regeln anwenden können.

Interne Genehmigungserfordernisse sollten durch eine geeignete Vertretungsregelung unterstützt werden

Wenn es verhindert werden soll, dass eine einzelne Person ohne Genehmigung erhebliche Verpflichtungen für die Gesellschaft begründet, reicht es nicht aus, lediglich eine Genehmigungsliste zu erstellen. Es kann geprüft werden, ob die allgemeine Vertretung der Gesellschaft an eine Gesamtzeichnungsberechtigung geknüpft und zugleich Mitarbeitern, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, eine beschränkte Vertretungsbefugnis für das Tagesgeschäft erteilt werden sollte. So können gewöhnliche Beschaffungen innerhalb der festgelegten Grenzen abgewickelt werden, während für umfangreichere Geschäfte zusätzliche Unterschriften und Kontrollen erforderlich sind.

Im Rahmen dieser Struktur kann durch eine interne Verfahrensanweisung festgelegt werden, dass die Person, die die zweite Unterschrift leistet, überprüft, ob die erforderliche Genehmigung eingeholt wurde. Die gemeinsame Unterzeichnung durch zwei Vertretungsberechtigte ersetzt jedoch keinen zusätzlich erforderlichen Verwaltungsrats- oder Gesellschafter- bzw. Hauptversammlungsbeschluss. Die Beschlussfassung innerhalb der Gesellschaft und die anschließende Unterzeichnung des Vertrags auf Grundlage dieses Beschlusses sind zwei voneinander getrennte, sich ergänzende Schritte.

Der Entscheidungsprozess sollte nicht unnötig erschwert werden

Nicht für jede Genehmigung müssen sämtliche Entscheidungsträger zu einer Präsenzsitzung zusammenkommen. Das TTK ermöglicht bei Aktiengesellschaften unter bestimmten Voraussetzungen die Beschlussfassung des Verwaltungsrats im schriftlichen Umlaufverfahren ohne Sitzung. Auch bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung besteht die Möglichkeit, einen Beschluss der Gesellschafterversammlung durch schriftliche Zustimmung der Gesellschafter herbeizuführen. Insbesondere bei Gesellschaften, deren Entscheidungsträger sich in unterschiedlichen Ländern befinden, kann die Nutzung dieser Möglichkeiten den Prozess erleichtern.

Hierfür ist es sinnvoll, Beschlusstexte im Voraus vorzubereiten, festzulegen, wer die Einholung der Unterschriften überwacht, und die gefassten Beschlüsse ordnungsgemäß aufzubewahren. Auch bei der schriftlichen Beschlussfassung müssen die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden; es darf nicht davon ausgegangen werden, dass ein gewöhnlicher E-Mail-Austausch für sich genommen einen wirksamen Gesellschaftsbeschluss begründet.

Bei bestimmten Verträgen kann die Genehmigung auch als vertragliche Bedingung ausgestaltet werden

Soll bei einem wichtigen Geschäft verhindert werden, dass die Gesellschaft vor Erteilung der erforderlichen Genehmigung vertraglich gebunden ist, kann auch erwogen werden, die Genehmigung im Einvernehmen mit der anderen Vertragspartei als Voraussetzung für das Inkrafttreten des Vertrags zu vereinbaren. Beispielsweise kann bei entsprechender Eignung des Geschäfts ausdrücklich vereinbart werden, dass ein Investitionsvertrag erst nach Genehmigung durch den Verwaltungsrat in Kraft tritt. In diesem Fall ist die Genehmigungsvoraussetzung nicht mehr lediglich eine interne Regelung, sondern wird Bestandteil des von den Parteien vereinbarten Vertrags.

Eine solche Klausel sollte festlegen, welche Genehmigung innerhalb welcher Frist einzuholen ist und wie die Parteien vorgehen, wenn sie nicht erteilt wird. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass eine Partei den Eintritt der Genehmigungsbedingung nicht treuwidrig verhindern darf, um sich dem Vertrag zu entziehen. Dieses Verfahren ist weniger eine allgemeine Lösung für sämtliche Alltagsgeschäfte als vielmehr eine Option, die bei wichtigen Verträgen gesondert geprüft werden sollte.

Wie sollten Änderungen der Vertretungsbefugnisse und die Haftung der Geschäftsleiter gehandhabt werden?

Die Befugnisordnung muss aktualisiert werden, wenn sich die Mitarbeiter oder die Bedürfnisse der Gesellschaft ändern. Sollen Betragsgrenzen, Geschäftsarten oder Zeichnungsgruppen in der internen Vertretungsrichtlinie geändert werden, reicht es nicht aus, lediglich das interne Dokument der Gesellschaft anzupassen. Nach der Praxis des Handelsregisters ist grundsätzlich die bisherige Richtlinie aufzuheben und die neue Fassung mit neuem Datum und neuer Nummer in das Handelsregister einzutragen und bekannt zu machen. Bei der Vorbereitung der Änderung sollte auch das anzuwendende Verfahren geprüft werden.

Verlässt ein Zeichnungsberechtigter das Unternehmen oder wird ihm seine Befugnis entzogen, müssen neben den erforderlichen Beschlüssen und Handelsregisterformalitäten auch die Mitteilungen an Banken und betroffene Geschäftspartner geplant werden. Damit Zugangsberechtigungen zum Onlinebanking sowie zu Zahlungsfreigabe- und Vertragssystemen nicht bestehen bleiben, sollten die Rechts-, Finanz- und IT-Abteilungen nach einem gemeinsamen Zeitplan vorgehen.

Zu beachten ist außerdem, dass die Übertragung von Befugnissen nicht sämtliche Haftung der Geschäftsleiter beseitigt. Während die Aufgaben des Verwaltungsrats zur Oberleitung und Überwachung bestehen bleiben, regelt Art. 371 Abs. 7 TTK auch die gesamtschuldnerische Haftung des Verwaltungsrats für Schäden, die Personen mit beschränkter Vertretungsbefugnis der Gesellschaft und Dritten zufügen. Mit anderen Worten können auch Verwaltungsratsmitglieder mit Schadensersatzforderungen konfrontiert werden, obwohl das betreffende Geschäft einem Mitarbeiter übertragen wurde. Daher sollten Zeichnungsberechtigungen durch regelmäßige Berichterstattung und Geschäftskontrollen ergänzt werden.

Fazit

Die Einrichtung einer praxistauglichen Zeichnungsberechtigungsordnung in Gesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern beschränkt sich nicht darauf, die Befugnismatrix der Konzernzentrale ins Türkische zu übersetzen. Unter Berücksichtigung der Gesellschaftsform, der Stellung der zu bevollmächtigenden Personen und der täglichen Geschäftsabläufe müssen die Entscheidungs- und Vertragsunterzeichnungsprozesse aufeinander abgestimmt werden.

Das Erfordernis einer vorherigen Genehmigung für bestimmte Geschäfte kann Bestandteil dieser Ordnung sein. Das eigentliche Ziel besteht jedoch nicht lediglich darin, festzuschreiben, dass „eine vorherige Genehmigung einzuholen ist“, sondern für alle Beteiligten nachvollziehbar und praktikabel festzulegen, wer welche Entscheidung trifft, wer im Namen der Gesellschaft unterschreiben darf und wie vor Durchführung des Geschäfts kontrolliert wird, ob die erforderliche Genehmigung vorliegt.

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