Türkiye’de İrtibat Bürosu Kuruluşu

İrtibat büroları, yabancı şirketlere Türk pazarını sistematik şekilde gözlemleme, ürünlerini tanıtma, iş bağlantıları kurma ve ilk operasyonel deneyimleri edinme imkânı sunar – üstelik hemen bir şube veya bağlı ortaklık kurma zorunluluğu olmadan. Sınırlı işlevlerine rağmen, Türkiye’de irtibat büroları açmak yabancı yatırımcılar için popüler bir araçtır; böylece tüzel kişilik kurmadan da pazarda varlık gösterebilir ve ticari ilişkilerini kurabilirler. İrtibat bürosunun kuruluş süreci görece daha az zahmetlidir, ancak dikkatli bir başvuru süreci ve tüm faaliyet süresince yasal yükümlülüklere uyum gerektirir.

İçindekiler

• İrtibat Bürosu nedir?
• İrtibat büroları hangi faaliyetleri yürütebilir?
• İrtibat bürosu kuruluş süreci nasıl işler?
• Onay alındıktan sonra yapılması gerekenler
• İrtibat bürosunun temsili
• İrtibat bürosunun süresi
• İrtibat bürosunun avantajları ve dezavantajları

İrtibat Bürosu Nedir?

İrtibat Bürosu, yabancı bir şirketin Türkiye’deki ticari olmayan temsilciliğidir. Sadece pazar araştırması, tanıtım, iletişim gibi faaliyetlerde bulunabilir. Ticari faaliyette bulunmaları yasaktır. Yalnızca pazar ve sektör analizleri, halkla ilişkiler, teknik destek ve ana şirkete veri sağlama gibi çalışmalar yapabilirler. Bu nedenle irtibat büroları tamamen ana şirket tarafından finanse edilmelidir.

İrtibat Büroları Hangi Faaliyetleri Yürütülebilir?

Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu uyarınca irtibat büroları şu faaliyetleri yürütebilir:

• Pazar araştırması
• Ana şirketin ürün ve hizmetlerinin tanıtımı
• Temsil ve destek faaliyetleri: Ana şirketin sektörel kurumlar ve ilgili kuruluşlar nezdinde temsil edilmesi, yabancı ana şirketin yöneticilerinin Türkiye’deki iş ilişkilerinin koordine edilmesi ve organize edilmesi, ofis ihtiyacının karşılanması.
• Kalite kontrol ve tedarikçi denetimleri ile Türk tedarikçilerin temini: Türk üreticilerinin yabancı ana şirketin kalite standartlarına uygunluğunun denetlenmesi, ürün şartnamelerinin yerine getirilmesinin sağlanması.
• Teknik destek ve eğitim: Distribütörler için eğitimler ve teknik yardım sağlanması, üreticilere kalite standartlarını geliştirmeleri için destek verilmesi.
• Veri toplama ve raporlama: Pazar gelişimi, tüketici davranışları, rakip şirketlerin ve distribütörlerin satışları, distribütörlerin performansı ve benzeri alanlarda veri toplanması ve bu verilerin ana şirkete iletilmesi.
• Bölgesel yönetim merkezi faaliyetleri: Yatırım ve yönetim stratejilerinin geliştirilmesi ve planlanması, reklam, satış ve müşteri hizmetlerinin koordinasyonu ve yönetimi, marka ve finans yönetimi, teknik destek, Ar-Ge, mal tedariki, yeni ürünlerin test edilmesi, laboratuvar hizmetleri, araştırma ve analiz, çalışanların eğitimi vb.
• Diğer faaliyetler: Yukarıdakilerin dışında başka faaliyetler söz konusu ise bunların ayrıntılı şekilde belirtilmesi gerekir.

İrtibat Bürosu Kuruluş Süreci Nasıl İşler?

Bir irtibat bürosunun kuruluşu Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’nın onayı ile gerçekleşir. Bu kapsamda Bakanlık aşağıdaki belgelerin ve bilgilerin sunulmasını talep eder:

• Ana şirket tarafından verilen taahhütname (İrtibat bürosunun planlanan faaliyetlerine ilişkin ve ticari faaliyette bulunmayacağına dair taahhütname)
• Ana şirketin ticaret sicil özeti (noter onaylı ve apostil şerhli)
• Ana şirketin yıllık faaliyet raporu veya önceki yıla ait bilanço ile kâr-zarar tablosu.
• İrtibat bürosunda istihdam edilmesi planlanan çalışan sayısı ve öngörülen yıllık maliyetler
• İrtibat bürosu müdürüne verilmiş noter onaylı vekâletname. Vekâletnamenin yabancı bir noter tarafından onaylanması halinde ayrıca apostil şerhi gerekir.
• İrtibat bürosunun kuruluşuna izin verilmesine yönelik Bakanlığa hitaben düzenlenecek başvuru formu.

Tüm yabancı dildeki belgeler Türkçe’ye çevrilip noter onaylı olarak sunulmalıdır. Bakanlık onayı ile irtibat bürosu faaliyetleri başlatılabilir.

Onay Alındıktan Sonra Yapılması Gerekenler

• Ofis kiralama
• Vergi dairesine kayıt
• 1 ay içinde kira kontratı ve vergi kaydını Bakanlığa sunma
• Banka hesabı açma (irtibat bürosu müdürü bizzat açmalı)
• Muhasebeci/tam yetkili mali müşavir atama
• Her yıl Mayıs ayında Bakanlığa bir önceki yıla ilişkin faaliyet raporu sunma

İrtibat Bürosunun Temsili

İrtibat bürosu, ana şirketin verdiği vekâletname ile müdür tarafından temsil edilir.

İrtibat Bürosunun Süresi

İrtibat bürosu kurma izni en fazla 3 yıl için verilir. Faaliyet türüne göre Bakanlıktan uzatma talep edilebilir. Yalnızca pazar araştırması ve ana şirketin ürün ve hizmetlerinin tanıtımını yapan büroların süresi uzatılmaz. Temsil, kalite kontrol, teknik destek ve veri aktarımı yapan bürolar 5 yıl; bölgesel merkez olarak faaliyet gösteren büroların faaliyeti 10 yıl süreyle uzatılabilir. Uzatma talebi Bakanlığa yapılmalıdır ve süre uzatımı Bakanlığın takdirine bağlıdır.

İrtibat Bürosunun Avantajları ve Dezavantajları

Avantajlar

• Hızlı ve düşük maliyetli pazar girişi: İrtibat büroları, Türk pazarını analiz etmek, bağlantılar kurmak ve iş ilişkileri geliştirmek için idealdir. Böylece şirketler hemen bir şube veya bağlı ortaklık kurmak zorunda kalmaz.
• Kurumlar vergisinden muafiyet: Gelir elde etmeleri yasak olduğundan irtibat büroları kurumlar vergisine tabi değildir.
• Gelir vergisi muafiyeti: Belirli şartların sağlanması halinde irtibat bürosu çalışanlarının maaşları gelir vergisinden muaftır.
• Basitleştirilmiş muhasebe yükümlülükleri: Ticari faaliyetlere izin verilmediği için basit muhasebe yeterlidir. Şirketlerde olduğu gibi kapsamlı mali tablolar hazırlanma zorunluluğu yoktur, bu da idari yükü azaltır.
• Esneklik ve kolay kapatma süreci: İrtibat büroları, Türkiye pazarına yatırım yapmadan önce piyasayı test etmek isteyen şirketler için bir deneme aşaması işlevi görür. İrtibat bürosunun kapatılması kolaydır.

Dezavantajlar

• Ticari faaliyet yasağı: İrtibat büroları satış yapamaz, hizmet veremez ve fatura kesemez.
• Ana şirkete bağımlılık: İrtibat büroları tamamen yabancı ana şirket tarafından finanse edilmelidir.
• Süre sınırlaması: İrtibat bürosu kurma izni başlangıçta en fazla üç yıl için verilir ve ardından yenilenmesi gerekir. Ancak yenileme garantisi yoktur.

İrtibat Bürosu Kuruluşu ile ilgili Hukuki Danışmanlık

Yukarıdaki hususlar irtibat bürosu kuruluşu sürecine ilişkin sadece bir fikir vermektedir. Türkiye'de irtibat bürosu açılışı ile ilgili bireysel tavsiye almak için lütfen doğrudan hukuk büromuzla iletişime geçin. 

Şirketler hukuku alanında başka sorularınız mı var? Şirketler hukuku danışmanlığımız hakkında daha fazla bilgi edinin.